Eine gute Hochzeit Checkliste folgt der Knappheit: Bucht zuerst, was es an eurem Datum nur einmal gibt — die Location, dann Fotograf, DJ oder Band und alle anderen, die nur eine Hochzeit am Tag schaffen — und lasst für später, was sich anfertigen, bestellen oder drucken lässt, etwa Papeterie, Ringe und das Probestyling. Als grober Zeitplan: Budget, Gästezahl und Jahreszeit legt ihr zwölf Monate oder früher fest, die Location bucht ihr 10 bis 12 Monate vorher, die Dienstleister mit nur einem Termin pro Tag 7 bis 9 Monate vorher und alles andere ab sechs Monaten.
Unten steht der ganze Zeitplan, vom ersten Gespräch bis zur Woche nach der Hochzeit, eine Zeile pro Aufgabe mit dem Grund, warum sie dort steht. Weniger als ein Jahr Zeit? Die Reihenfolge zählt mehr als die Monate.
12 Monate oder früher: die Entscheidungen, die alles prägen
Bevor ihr die erste Location besichtigt, klärt diese Punkte gemeinsam.
Budget festlegen. Die Summe, die ihr ohne Kredit zahlen könnt, plus etwa 10 % Reserve für das, womit niemand gerechnet hat; unser Ratgeber zum Hochzeitsbudget zeigt, wie ihr es aufteilt.
Gästeliste entwerfen. Schon eine grobe Zahl bestimmt die Größe der Location, und Catering, Getränke und Stühle wachsen mit — so erstellt ihr eure Gästeliste für die Hochzeit.
Jahreszeit und zwei, drei mögliche Termine wählen. Samstage von Mai bis September sind zuerst weg; ein Freitag, ein Sonntag oder ein Monat außerhalb der Saison erweitert eure Auswahl und senkt oft den Preis.
Art der Trauung entscheiden. Standesamtlich, kirchlich oder frei: Jede hat ihre eigenen Unterlagen und Vorlaufzeiten.
Entscheiden, ob ihr eine Hochzeitsplanerin wollt. Wenn ja, bucht sie jetzt, denn sie hilft bei allem Weiteren auf dieser Liste.
Wenn ihr mit Eventadore plant, ist die Checkliste in eurer Planung fertig, sobald ihr sie zum ersten Mal öffnet: rund zwanzig Aufgaben, jede von eurem Hochzeitstag aus rückwärts datiert, Verpasstes als überfällig markiert statt versteckt, und bei vielen ein Button Anbieter suchen, der die Suche mit eurem Datum und eurer Gästezahl öffnet.
12 bis 10 Monate vorher: Location buchen, Datum festmachen
In der Praxis legt die Location das Datum fest, nicht umgekehrt: Ihr wählt aus den Tagen, die sie noch frei hat.
Locations nach Sitzplätzen vorsortieren. Ein Raum für 120 Gäste stehend bietet beim Essen oft deutlich weniger Plätze.
Zwei oder drei besichtigen. Fragt nach der Küchenregel (nur hauseigene Küche, eine Partnerliste oder freie Wahl), der Sperrstunde, dem Plan bei Regen und dem, was im Preis steckt — die ganze Liste findet ihr unter Hochzeitslocation finden.
Location buchen. Alles Weitere hängt davon ab.
Direkt danach das Catering buchen, wenn die Location nicht selbst kocht — und lasst euch schriftlich bestätigen, dass euer Caterer kommen darf.
Standesamt, Kirche oder Traurednerin reservieren. Beliebte Termine sind so schnell weg wie Locations.
Zimmer für Gäste blocken, wenn die Location abgelegen oder im Ausland liegt; Zimmer in der Nähe sind in der Saison früh vergeben.
In der Suche nach Locations bei Eventadore gebt ihr euer Datum und eure Gästezahl ein, und jede Karte zeigt, was dieser Tag kostet, alles inklusive; ohne diese Angaben seht ihr eine Preisspanne. Der Preis steht fest, sobald ihr eine Location in eure Planung legt — niemand verhandelt ihn später neu; die Location sagt nur, ob sie frei ist.
9 bis 7 Monate vorher: die Dienstleister mit nur einem Termin
Fotografin, Videograf, DJ oder Band können eine Hochzeit am Tag begleiten, an einem Samstag im Juni sind sie also lange vor der Floristin ausgebucht. Bucht sie, sobald Location und Datum feststehen.
Videograf. Dieselbe Knappheit; fragt, ob er schon mit eurem Fotografen gearbeitet hat.
DJ oder Band. Fragt, was der Preis abdeckt: Stunden, Ton und Licht, Anfahrt und Verlängerung.
Standesbeamter oder Traurednerin. Für eine freie Trauung braucht sie mehrere Gespräche mit euch, um die Rede zu schreiben, also früh buchen.
Das Brautkleid. Ein auf Bestellung gefertigtes Kleid kann vier bis acht Monate bis zur Lieferung brauchen, Änderungen kommen dazu — fangt jetzt mit der Suche an.
Save-the-Date-Karten. Verschickt sie sechs bis acht Monate vorher, bei einer Hochzeit im Ausland neun bis zwölf, damit Gäste Urlaub und Anreise planen können.
Eine Hochzeitswebsite. Ein Link, der wo, wann, Übernachtung und Dresscode beantwortet, erspart euch hundert Nachrichten — so erstellt ihr eine kostenlose Hochzeitswebsite.
Bevor ihr unterschreibt, geht die Fragen an Hochzeitsdienstleister durch: was enthalten ist, wer am Tag kommt, die Anzahlung, die Stornierung und mit wem der Vertrag geschlossen wird.
6 bis 4 Monate vorher: alles, was nicht nur einmal pro Tag geht
Diese Punkte sind genauso wichtig, aber die meisten Anbieter können mehr als ein Paar am Tag bedienen oder fertigen auf Bestellung.
Floristik. Blumen richten sich nach Location, Jahreszeit und euren Farben, also kommen sie nach allen dreien.
Deko und Verleih. Stühle, Tischwäsche, Licht — bucht nur, was die Location nicht schon mitbringt.
Hair & Make-up. Bucht die Stylistin jetzt, denn die meisten machen eine Hochzeit pro Vormittag; das Probestyling kommt später.
Hochzeitstorte. Probiert und bestellt, sobald Menü und Gästezahl klar sind.
Anzug. Maßanfertigung braucht mehrere Wochen; ein Leihanzug braucht eine Anprobe und ein Rückgabedatum.
Transport. Für euch beide und, wenn die Location weit von den Hotels liegt, ein Shuttle für die Gäste.
Extras. Fotobox, Licht für die Tanzfläche, Mitternachtssnack — sobald ihr wisst, was vom Budget übrig ist.
Einladungen. Wählt das Design und bestellt sie, damit der Druck rechtzeitig fertig ist.
Flitterwochen. Bucht sie und prüft eure Reisepässe: Viele Länder verlangen einen Pass, der noch einige Monate über die Reise hinaus gültig ist.
3 bis 2 Monate vorher: Einladungen, Ringe und Papierkram
Einladungen verschicken. Etwa drei Monate vorher, bei einer Hochzeit im Ausland früher, mit einer Rückmeldefrist vier bis sechs Wochen vor dem Tag — mehr dazu, wann ihr Save-the-Dates und Einladungen verschickt.
Ringe bestellen. Angefertigte Ringe und Gravuren können mehrere Wochen dauern; lasst die Größe an einem normalen Tag messen, nicht an einem heißen.
Probestyling. Bringt Fotos vom Kleid, vom Ausschnitt und vom Haarschmuck mit.
Erste Anprobe. Meist etwa zwei Monate vorher, ein oder zwei weitere folgen.
Menü und Getränke. Legt sie mit dem Caterer fest und fragt Allergien und Ernährungswünsche mit den Rückmeldungen ab.
Der Ablauf. Plant den Tag Stunde für Stunde und teilt den Plan früh — dieser Ablauf für den Hochzeitstag ist ein guter Start.
Details der Trauung. Lesungen, Ehegelübde, die Musik zum Ein- und Auszug, der Eröffnungstanz.
Zwei Eheringe auf einem Strauß zartrosa Blumen
Der Papierkram: Fristen früh prüfen
Die Regeln hängen vom Land ab, in dem ihr heiratet, und sie ändern sich; was für euch gilt, bestätigt euer Standesamt oder das Konsulat. Zwei Beispiele:
England und Wales: Ihr gebt die Eheschließung mindestens 29 Tage vor der Trauung bekannt, nachdem ihr die letzten 7 Tage in diesem Standesamtsbezirk gewohnt habt, und die Trauung muss dann innerhalb von 12 Monaten stattfinden (GOV.UK).
Deutschland: Die Eheschließung meldet ihr beim Standesamt frühestens sechs Monate vor dem Termin an (Standesamt Berlin); viele Standesämter lassen euch einen Trautermin schon früher reservieren, manche bis zu einem Jahr im Voraus, und Unterlagen, die nicht auf Deutsch sind, brauchen meist eine beglaubigte Übersetzung.
Ist einer von euch dort, wo ihr heiratet, ausländischer Staatsangehöriger, kann das Beschaffen der Unterlagen Monate dauern — fragt also nach, was gebraucht wird, sobald ihr ein Datum habt. Eine kirchliche Trauung hat ihre eigene Vorbereitung; sprecht auch mit dem Pfarramt früh.
Der letzte Monat: Zahlen, Zeiten und wer was macht
Vier bis zwei Wochen vorher
Fehlende Rückmeldungen nachfassen, am Tag nach eurer Frist, damit die Zahlen, die ihr weitergebt, stimmen.
Die endgültige Gästezahl an Caterer und Location geben, bis zu dem Datum im Vertrag — oft ein bis zwei Wochen vorher.
Sitzplan machen, wenn die Rückmeldungen da sind, nicht vorher.
Jeden Dienstleister bestätigen: Ankunftszeit, Adresse, Parken, Ansprechperson am Tag und was noch wann und wie zu zahlen ist.
Den Ablauf verschicken an Location, Fotografin, DJ oder Band und alle, die euch helfen.
Letzte Anprobe, und tragt eure Schuhe zu Hause ein, ein oder zwei Abende lang.
Die letzte Woche
Aufgaben abgeben. Eine Person beantwortet die Fragen der Dienstleister, eine hat die Ringe, eine sammelt Karten und Geschenke ein.
Die Zahlungen für den Tag vorbereiten, beschriftet nach Dienstleister, damit euch niemand mitten beim Tanzen suchen muss.
Eine Tasche packen: Ringe, Ehegelübde, Ladekabel, Pflaster, Sicherheitsnadeln, Schmerztabletten, Wechselschuhe.
Ausruhen. Was ihr diese Woche noch hinzufügt, merkt niemand; den Schlaf schon.
Die Woche nach der Hochzeit
Geliehenes zurückgeben — Anzüge, Deko, Geschirr — bis zum vereinbarten Datum, damit ihr die Kaution zurückbekommt.
Die Fotos eurer Gäste einsammeln, bevor sie sich auf hundert Handys verlieren.
Bewertungen schreiben, solange die Details frisch sind; das nächste Paar, das diese Dienstleister wählt, liest sie.
Mit den Dankeskarten anfangen. Ziel: innerhalb von drei Monaten verschickt — früher ist netter.
Den Namen auf Dokumenten ändern, wenn einer von euch ihn ändert: Reisepass, Bank, Arbeitgeber.
Hochzeitsplanung Checkliste kompakt: was zuerst, was warten kann
Früh buchen — ein Termin, eine Hochzeit:
Die Location, weil sie Datum und Gästezahl festlegt.
Das Catering, wenn die Location nicht selbst kocht.
Fotograf und Videograf.
DJ oder Band.
Standesbeamter oder Traurednerin.
Hair & Make-up.
Kann warten — angefertigt, bestellt oder gedruckt:
Floristik und Deko: vier bis sechs Monate vorher.
Torte: etwa vier Monate vorher.
Einladungen: bestellt mit vier Monaten, verschickt mit etwa drei.
Ringe: zwei bis drei Monate vorher.
Probestyling: etwa zwei Monate vorher.
Tischkarten, Schilder und Gastgeschenke: im letzten Monat.
Eine Hochzeit in weniger als einem Jahr planen
Kurze Vorlaufzeiten funktionieren; sie laufen parallel statt nacheinander. Angenommen, Lena und Jonas beschließen im Oktober, im nächsten Juni zu heiraten, in acht Monaten, mit 80 Gästen:
Woche 1: Budget, eine erste Gästeliste und drei mögliche Termine, einer davon ein Freitag.
Woche 2–3: drei Besichtigungen; sie buchen die Location mit einem freien Freitag.
Woche 4: Fotograf und DJ in derselben Woche, weil beide nur einen Termin pro Tag vergeben.
Monat 2: Catering, Traurednerin, ein Kleid, das rechtzeitig kommen kann, Save-the-Dates raus.
Das Tempo hängt auch davon ab, wie schnell Dienstleister antworten. Wenn ihr über Eventadore reserviert, wird eine Buchungsgebühr auf eurer Karte vorgemerkt und erst abgebucht, wenn der Dienstleister zusagt — und sie steckt im Preis, nie obendrauf. Dienstleister antworten innerhalb von 72 Stunden, wenn euer Tag mehr als zwei Wochen entfernt ist, innerhalb von 24 Stunden unter zwei Wochen und innerhalb von 6 Stunden unter drei Tagen; manche sagen sofort zu.
Häufige Fragen
Wie lange vorher sollte man mit der Hochzeitsplanung anfangen?
Zwölf bis achtzehn Monate sind für einen Samstag im Sommer bequem, weil beliebte Locations und Fotografen so weit im Voraus gebucht werden. Neun Monate reichen für die meisten Hochzeiten, und weniger geht, wenn ihr beim Wochentag oder der Jahreszeit flexibel seid.
Was bucht man für die Hochzeit als Erstes?
Die Location, weil sie Datum und Gästezahl festlegt. Dann die Dienstleister, die nur eine Hochzeit am Tag schaffen: Fotograf, Videograf, DJ oder Band, Traurednerin und das Catering, wenn die Location nicht selbst kocht.
Wann verschickt man Save-the-Dates und Einladungen?
Save-the-Dates sechs bis acht Monate vorher, bei einer Hochzeit im Ausland neun bis zwölf. Einladungen etwa drei Monate vorher, mit einer Rückmeldefrist vier bis sechs Wochen vor dem Tag, damit ihr dem Caterer eine endgültige Zahl nennen könnt.
Was vergisst man auf der Hochzeit Checkliste leicht?
Die Fristen beim Standesamt, Zimmer für die Gäste, das Datum für die endgültige Gästezahl im Catering-Vertrag, einen Plan bei Regen und die Zahlungen am Tag. Und jemanden, der am Tag die Fragen der Dienstleister beantwortet, damit ihr es nicht müsst.
Kann man eine Hochzeit in sechs Monaten planen?
Ja, wenn ihr parallel bucht: Seid beim Wochentag flexibel, wählt eine Location mit Catering und Mobiliar, bucht Fotograf und Musik in derselben Woche wie die Location und verschickt gleich eine Einladung statt erst eines Save-the-Date.
Gibt es eine kostenlose Checkliste für die Hochzeitsplanung?
Die Checkliste in eurer Planung bei Eventadore ist mit einem Konto kostenlos. Sie datiert rund zwanzig Aufgaben von eurem Hochzeitstag aus rückwärts, ihr könnt eigene hinzufügen, und viele öffnen die Suche für euer Datum.
