Gästeliste für die Hochzeit: wie viele Gäste ihr einladet, A- und B-Liste, Begleitung, Kinder, Absagen und Zusagen online – mit einem Rechenbeispiel.
Das Eventadore-Team11 Min. LesezeitAktualisiert am 26. Oktober 2026
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Schreibt eure Gästeliste für die Hochzeit, bevor ihr die erste Location besichtigt: Die Zahl der Gäste bestimmt die Größe des Saals, die Rechnung des Caterers und den größten Teil eures Budgets. Notiert alle, die ihr beide gern dabeihättet, sortiert sie in eine A-Liste (müssen kommen) und eine B-Liste (wären schön), und legt fest, wie viele Gäste ihr zur Hochzeit einladet – anhand von drei Zahlen: was ihr pro Gast ausgeben könnt, wie viele Plätze die Location hat und wie viele voraussichtlich absagen. Bei einer Hochzeit in der Nähe gilt als Faustregel, dass 10–20 % der Gäste absagen – eine Schätzung, kein Gesetz.
Es ist verlockend, sich zuerst in eine Location zu verlieben. Aber eine Scheune für 70 ist die falsche Scheune für eine Familie mit 120, und ein Saal für 150 wirkt mit 60 Gästen leer. Fast jeder große Posten wächst mit der Zahl der Menschen:
Schreibt die Liste also zuerst, wenigstens grob. Auf Eventadore zeigt euch jede Karte in der Suche nach Locations, sobald ihr Datum und Gästezahl eingebt, was genau dieser Tag kostet, alles inklusive; ohne diese Angaben seht ihr eine Preisspanne. Was ihr fragen solltet, sobald ihr eine Auswahl habt, steht in unserem Ratgeber zur Wahl der Hochzeitslocation.
Es gibt keine richtige Größe für eine Hochzeit, nur die, die zu eurem Budget, eurer Location und euren Familien passt.
Teilt den Teil eures Budgets, der für Location, Essen und Getränke gedacht ist, durch den Preis pro Kopf. Sind dafür 12.000 € vorgesehen und nennt der Caterer rund 125 € pro Kopf mit Getränken, reicht das für etwa 96 Personen. Zehn Gäste mehr oder weniger verschieben die Summe um grob 1.000–2.000 €. Mehr dazu in so plant ihr euer Hochzeitsbudget.
Zählt die Sitzplätze beim Essen, mit Tanzfläche und DJ oder Band an ihrem Platz – nicht die Zahl für den Stehempfang aus dem Prospekt. Und macht sie zu eurer Obergrenze: Ladet nie mehr Menschen ein, als der Saal setzen kann, falls wirklich alle zusagen. Manchmal tun das alle.
Genau kann euch das niemand sagen; versteht jede Zahl hier als Schätzung. Für eine Hochzeit in der Nähe der meisten Gäste gilt als Faustregel, dass 10–20 % der Eingeladenen nicht kommen können. Mit mehr Absagen rechnet ihr bei:
Eure eigenen Familien sind ein besserer Maßstab als jede Prozentzahl. Von den Plätzen zu den Einladungen kommt ihr so: Gäste einladen ≈ gewünschte Plätze ÷ (1 − erwarteter Anteil an Absagen). Bei 80 Plätzen und 15 % Absagen sind das 80 ÷ 0,85 ≈ 94. Dann prüft das Ergebnis gegen eure Obergrenze.
Lena und Jonas heiraten an einem Samstag im Juni, eine Autostunde von den meisten ihrer Verwandten entfernt. Ihr Budget reicht für etwa 80 Personen beim Essen, mit rund 125 € pro Kopf für Essen, Getränke und Torte, und ihre Wunsch-Location hat 90 Plätze.
Sagen alle 86 zu, sitzen 88 an den Tischen: innerhalb der 90 Plätze und rund 1.000 € über dem Budget fürs Essen – was ihr Puffer von 10 % auffängt.
Sortiert mit Fragen statt Name für Name:
Dass ihr vor Jahren zu einer Hochzeit eingeladen wart, verpflichtet euch nicht, das Paar zu eurer einzuladen.
Wenn beide Familien etwas beisteuern, legt fest, wie die Plätze verteilt werden, bevor irgendwer Namen aufschreibt – die Hälfte für jede Seite oder je ein Drittel für euch beide und für jede Familie. Eine feste Zahl pro Seite beendet die meisten Diskussionen, bevor sie anfangen. Eltern, die mitzahlen, dürfen zu Recht mitreden; entscheidet gemeinsam, wie viel.
Setzt auf jede Einladung dasselbe Antwortdatum und verschickt die A-Liste früh genug – etwa vier Monate vorher –, damit Absagen kommen, solange noch Zeit ist, jemand anderen einzuladen. Eine Einladung, die drei Wochen vor der Hochzeit eintrifft, verrät allen, dass sie aus der zweiten Runde stammt. Und haltet die B-Liste von eng verbundenen Gruppen fern, in denen nur die Hälfte auf der A-Liste steht: Freunde vergleichen Daten.
Die fairste Gästeliste ist die, deren Regeln ihr in einem Satz erklären könnt. Entscheidet diese drei gemeinsam und wendet sie dann auf alle an – auch auf die Cousine, die nett fragt.
Eine Regel, die sich leicht erklären lässt: Paare, die fest zusammen sind – verheiratet, verlobt oder zusammenlebend –, werden beide mit Namen eingeladen. Singles bekommen eine Begleitung, wenn sie sonst niemanden kennen oder als Trauzeugen dazugehören. Schreibt die Namen aller Eingeladenen auf die Einladung: „mit Begleitung“ hinterlässt euch eine Zahl, die ihr nicht planen könnt.
Es gibt vier Lösungen, die funktionieren: alle Kinder, keine Kinder, nur die Kinder der engen Familie (Nichten, Neffen, Patenkinder) oder Kinder bis zu einem bestimmten Alter, etwa Babys. Schreibt genau auf die Einladung, wer eingeladen ist, und wenn ihr ohne Kinder feiert, sagt es den Eltern früh und persönlich, weil manche einen Babysitter brauchen. Kommen viele Kinder, fragt nach einem Kindermenü: Viele Caterer verlangen für Kinder weniger, oft nichts für Kleinkinder und einen ermäßigten Preis bis etwa 12 Jahre.
Ladet das ganze Team ein oder nur die Kolleginnen und Kollegen, die auch privat Freunde sind. Vier von sechs Leuten aus einem Büro einzuladen ist die Variante, die Ärger macht.
Einladungen gehen an Haushalte – eine Karte für das Paar von nebenan, eine für Tante, Onkel und Cousins –, deshalb brauchen Lena und Jonas für 86 Gäste nur 41 Einladungen. Plant Papeterie, Porto und Adressen pro Haushalt und rechnet bei den Antworten genauso: Meist antwortet eine Person für alle unter einem Dach.
Eine Gästeliste, die funktioniert, hat eine Zeile pro Person, nach Haushalten gruppiert, mit diesen Spalten:
Ladet ihr einen größeren Kreis nur zur Party am Abend ein, markiert das pro Haushalt, damit niemand „Trauung und Essen“ auf einer Karte liest, die für die Party gedacht war. Und sammelt die Adressen früh: Zwei Wochen vor dem Versand der Postleitzahl einer Großtante hinterherzulaufen, macht niemandem Spaß.
Fragt nach dem Essen im selben Schritt wie nach der Zusage, nicht in einer zweiten Runde Nachrichten, und trennt zwei Fragen:
Fragt jeden Gast selbst, nicht nur die Person, die für den Haushalt antwortet, und gebt dem Caterer eine Liste mit Namen und Tisch statt einer bloßen Zahl – sonst landet der vegane Teller am falschen Platz. Ein professioneller Caterer sollte euch sagen können, welche Allergene in jedem Gericht stecken: Nach EU-Recht müssen Informationen zu den 14 wichtigsten Allergenen auch bei unverpackten Speisen verfügbar sein, wie im Restaurant. Zu Menü, Getränken und Service lest unseren Ratgeber zum Hochzeitscatering.
Antwortkarten aus Papier sind schön und langsam; eine Antwort online bringt Zusage, Menüwahl und Allergie in einem Schritt. Egal, wofür ihr euch entscheidet:
Wann die Einladungen selbst rausgehen, lest ihr in wann ihr Save-the-Dates und Einladungen verschickt.
Plant ihr auf Eventadore, ist die Gästeliste eines der kostenlosen Werkzeuge in eurer Planung, dazu kommt eine kostenlose Hochzeitswebsite. Das Antwortdatum legt ihr in der Gästeliste fest, und alle bekommen denselben Link: Ein Gast tippt Vor- und Nachnamen so ein, wie sie auf eurer Liste stehen, sein Haushalt öffnet sich, und er gibt an, wer zu welchem Teil der Feier kommt, mit Essenswünschen und einer Nachricht – und kann das bis zu eurem Antwortdatum ändern. Jede Antwort landet in eurer Gästeliste; wer nicht darauf steht, kann trotzdem antworten und erscheint als neu, damit ihr es prüfen könnt. Eure Gäste lesen die Website in ihrer eigenen Sprache, was hilft, wenn eure Familien in mehr als einem Land leben. Der Ratgeber zur Gästeliste zeigt es Schritt für Schritt, und was auf eure Hochzeitswebsite gehört erklärt den Rest der Website.
Eine verlässliche Zahl gibt es nicht, nur Faustregeln: Bei einer Hochzeit in der Nähe sind 10–20 % Absagen eine übliche Schätzung, bei einer Hochzeit im Ausland ist ein Drittel oder mehr nicht ungewöhnlich. Plant die Plätze so, dass jeder Name auf eurer A-Liste zusagen kann.
Nur, wenn man es merkt. Verschickt die A-Liste früh, nehmt ein Antwortdatum für alle und verschickt die letzten Einladungen von der B-Liste spätestens acht Wochen vor dem Tag, damit keine Einladung offensichtlich zu spät kommt.
Nein. Ladet feste Paare gemeinsam ein, beide mit Namen, und gebt Singles eine Begleitung, wenn sie sonst niemanden kennen würden.
Meist vier bis sechs Wochen vor der Hochzeit; dann bleiben ein bis zwei Wochen, um den letzten Antworten nachzugehen, bevor der Caterer die endgültige Zahl braucht. Bei einer Hochzeit im Ausland fragt früher, weil Gäste Flüge und Zimmer weiter im Voraus buchen.
Nicht als Gäste, aber als Essen. Wer während des Essens arbeitet, braucht meist eine Mahlzeit; sagt dem Caterer, wie viele, und fragt, was er für ein Dienstleisteressen berechnet.
