Uma boa checklist de casamento segue a escassez: reservem primeiro o que só existe uma vez na vossa data — o espaço, depois o fotógrafo, o DJ ou a banda e todos os que só conseguem fazer um casamento por dia — e deixem para mais tarde o que se pode fazer, encomendar ou imprimir, como os convites, as alianças e a prova de cabelo e maquilhagem. Como calendário aproximado: definam o orçamento, o número de convidados e a época 12 meses antes ou mais, reservem o espaço 10 a 12 meses antes, os fornecedores de uma só data 7 a 9 meses antes e tudo o resto a partir dos seis meses.
Em baixo está a lista de preparativos do casamento completa, da primeira conversa à semana a seguir, uma linha por tarefa com a razão de estar onde está. Falta menos de um ano? A ordem conta mais do que os meses.
12 meses antes ou mais: as decisões que moldam tudo
Antes de visitarem o primeiro espaço, combinem estes pontos a dois.
Definir o orçamento. O total que conseguem pagar sem pedir emprestado, com cerca de 10 % de reserva para o que ninguém previu; o nosso guia de orçamento de casamento mostra como o dividir.
Esboçar a lista de convidados. Mesmo um número aproximado decide o tamanho do espaço, e o catering, as bebidas e as cadeiras crescem com ele — vejam como fazer a lista de convidados.
Escolher a época e duas ou três datas possíveis. Os sábados de maio a setembro são os primeiros a esgotar; uma sexta-feira, um domingo ou um mês fora da época alta alargam a escolha e muitas vezes baixam o preço.
Decidir o tipo de cerimónia. Civil, religiosa ou simbólica: cada uma tem os seus documentos e prazos.
Decidir se querem um wedding planner. Se sim, reservem-no já, porque ajuda em tudo o resto desta lista.
Se planearem com a Eventadore, a Lista de tarefas no vosso Planeamento está pronta da primeira vez que a abrem: cerca de vinte tarefas, cada uma datada para trás a partir do dia do casamento, o que já passou marcado como em atraso em vez de escondido, e em muitas um botão Procurar fornecedores que abre a pesquisa com a vossa data e o número de convidados já preenchidos.
12 a 10 meses antes: reservar o espaço e fixar a data
Na prática é o espaço que fixa a data, e não o contrário: escolhem entre os dias que ainda tem livres.
Fazer uma seleção de espaços pela lotação sentada. Uma sala para 120 pessoas de pé pode sentar muito menos ao jantar.
Visitar dois ou três. Perguntem pela regra da cozinha (só cozinha própria, uma lista de parceiros ou escolha livre), a hora de fim, o plano para chuva e o que está incluído no preço — vejam como escolher o espaço para o casamento para a lista completa.
Reservar o espaço. Tudo o que vem a seguir depende disso.
Reservar o catering logo a seguir, se o espaço não cozinhar — e confirmem por escrito que o vosso catering pode entrar.
Reservar a conservatória, a igreja ou o celebrante. As datas mais procuradas esgotam tão depressa como os espaços.
Garantir quartos para os convidados se o espaço for isolado ou no estrangeiro; os quartos por perto esgotam cedo na época alta.
Na pesquisa de espaços da Eventadore, indiquem a data e o número de convidados e cada cartão mostra quanto custa esse dia, tudo incluído; sem eles, veem um intervalo de preços. O preço fica fixo no momento em que adicionam um espaço ao vosso Planeamento — ninguém o renegoceia depois; o espaço só diz se está livre.
9 a 7 meses antes: os fornecedores que vendem uma só data
Um fotógrafo, um videógrafo, um DJ ou uma banda só fazem um casamento por dia, por isso num sábado de junho esgotam muito antes da florista. Reservem-nos assim que o espaço e a data estiverem fixos.
Videógrafo. A mesma escassez; perguntem se já trabalhou com o vosso fotógrafo.
DJ ou banda. Perguntem o que o preço cobre: horas, som e luz, deslocação e horas extra.
Oficiante ou celebrante. Numa cerimónia simbólica precisa de várias conversas convosco para a escrever, por isso reservem cedo.
O vestido. Um vestido feito por encomenda pode demorar quatro a oito meses a chegar, mais os ajustes, por isso comecem já a procurar.
Save the date. Enviem-nos seis a oito meses antes, ou nove a doze para um casamento no estrangeiro, para que os convidados possam marcar férias e viagens.
Um site de casamento. Um link que responde a onde, quando, onde ficar e o que vestir poupa-vos cem mensagens — vejam como criar um site de casamento gratuito.
6 a 4 meses antes: tudo o que não é de uma só data
Estes contam tanto como os outros, mas a maioria consegue servir mais do que um casal por dia ou faz por encomenda.
Florista. As flores seguem o espaço, a estação e as vossas cores, por isso vêm depois dos três.
Decoração e aluguer. Cadeiras, toalhas, iluminação — reservem só o que o espaço ainda não inclui.
Cabelo e maquilhagem. Reservem a profissional já, porque a maioria faz um casamento por manhã; a prova vem mais tarde.
Bolo. Provem e encomendem quando a ementa e o número de convidados estiverem claros.
Fatos. Um fato por medida demora várias semanas; um fato alugado precisa de prova e de data de devolução.
Transporte. Para vocês os dois e, se o espaço for longe dos hotéis, um transfer para os convidados.
Extras. Photobooth, luzes para a pista, ceia — quando souberem o que sobra do orçamento.
Convites. Escolham o design e encomendem-nos, para que a impressão fique pronta a tempo.
Lua de mel. Reservem-na e verifiquem os passaportes: muitos países exigem um passaporte válido durante alguns meses para lá da viagem.
3 a 2 meses antes: convites, alianças e papelada
Enviar os convites. Cerca de três meses antes, mais cedo para um casamento no estrangeiro, com uma data de resposta quatro a seis semanas antes do dia — mais sobre quando enviar save the date e convites.
Encomendar as alianças. Alianças feitas por medida e gravações podem demorar várias semanas; meçam os dedos num dia normal, não num dia de calor.
Prova de cabelo e maquilhagem. Levem fotografias do vestido, do decote e de qualquer acessório de cabelo.
Primeira prova do vestido. Normalmente cerca de dois meses antes, com mais uma ou duas a seguir.
Ementa e bebidas. Fechem-nas com o catering e recolham as restrições alimentares com as respostas.
O programa do dia. Escrevam o dia hora a hora e partilhem-no cedo — este programa do dia do casamento é um bom ponto de partida.
Detalhes da cerimónia. Leituras, votos, a música de entrada e de saída, a primeira dança.
Duas alianças pousadas num ramo de flores cor-de-rosa claro
A papelada: confirmem os prazos cedo
As regras dependem do país onde casam e mudam; é a vossa conservatória ou o consulado que confirma o que se aplica a vocês. Dois exemplos:
Inglaterra e País de Gales: dão aviso do casamento pelo menos 29 dias antes da cerimónia, depois de terem vivido nesse distrito de registo nos últimos 7 dias, e a cerimónia tem de acontecer nos 12 meses seguintes (GOV.UK).
Alemanha: o casamento é registado no Standesamt (registo civil) no máximo seis meses antes da data (registo civil de Berlim); muitos registos deixam reservar a data da cerimónia mais cedo, alguns até um ano antes, e os documentos que não estejam em alemão precisam normalmente de tradução certificada.
Se algum de vocês for estrangeiro no país onde casam, reunir os documentos pode demorar meses, por isso perguntem o que é preciso assim que tiverem uma data. Um casamento religioso tem a sua própria preparação; falem também cedo com a paróquia.
O último mês: números, horários e quem faz o quê
Quatro a duas semanas antes
Insistir com quem não respondeu no dia a seguir à data de resposta, para que os números que entregam sejam reais.
Dar o número final de convidados ao catering e ao espaço até à data do contrato — muitas vezes uma a duas semanas antes.
Fazer a distribuição das mesas quando as respostas estiverem todas, não antes.
Confirmar cada fornecedor: hora de chegada, morada, estacionamento, um contacto no dia e o que falta pagar, quando e como.
Enviar o programa do dia ao espaço, ao fotógrafo, ao DJ ou à banda e a quem vos estiver a ajudar.
Última prova, e usem os sapatos em casa uma ou duas noites.
A última semana
Distribuir as tarefas. Uma pessoa responde às perguntas dos fornecedores, outra guarda as alianças, outra recolhe os cartões e as prendas.
Preparar os pagamentos do dia, identificados por fornecedor, para que ninguém tenha de vos ir buscar a meio da dança.
Fazer uma mala: alianças, votos, carregador do telemóvel, pensos, alfinetes, analgésicos, sapatos de troca.
Descansar. O que acrescentarem esta semana ninguém vai notar; o sono, sim.
A semana a seguir ao casamento
Devolver o que alugaram — fatos, decoração, loiça — até à data combinada, para recuperarem as cauções.
Juntar as fotografias dos convidados antes que se percam por cem telemóveis.
Escrever as avaliações enquanto os detalhes estão frescos; o próximo casal que escolher esses fornecedores vai lê-las.
Começar os cartões de agradecimento. O objetivo é enviá-los em três meses — mais cedo é mais simpático.
Mudar o nome nos documentos, se algum de vocês o mudar: cartão de cidadão ou passaporte, banco, entidade patronal.
Checklist do casamento em resumo: o que reservar primeiro, o que pode esperar
Reservar cedo — uma data, um casamento:
O espaço, porque fixa a data e o número de convidados.
O catering, se o espaço não cozinhar.
O fotógrafo e o videógrafo.
O DJ ou a banda.
O oficiante ou celebrante.
Cabelo e maquilhagem.
Pode esperar — feito, encomendado ou impresso:
Florista e decoração: quatro a seis meses antes.
Bolo: cerca de quatro meses antes.
Convites: encomendados aos quatro meses, enviados por volta dos três.
Alianças: dois a três meses antes.
Prova de cabelo e maquilhagem: cerca de dois meses antes.
Marcadores de lugar, sinalética e lembranças: no último mês.
Planear um casamento em menos de um ano
Prazos curtos funcionam; correm em paralelo em vez de um passo de cada vez. Imaginem que a Inês e o Tiago decidem em outubro casar em junho seguinte, daqui a oito meses, com 80 convidados:
Semana 1: orçamento, uma primeira lista de convidados e três datas possíveis, uma delas numa sexta-feira.
Semanas 2–3: três visitas a espaços; reservam o que tem uma sexta-feira livre.
Semana 4: fotógrafo e DJ na mesma semana, porque ambos só vendem uma data.
Mês 2: catering, celebrante, um vestido que chegue a tempo, save the date enviados.
Meses 3–4: florista, bolo, cabelo e maquilhagem, fatos, lua de mel.
Mês 5: convites, alianças, a conservatória.
O último mês: exatamente como acima.
A rapidez também depende de quão depressa os fornecedores respondem. Quando reservam na Eventadore, uma taxa de reserva fica cativa no vosso cartão e só é cobrada quando o fornecedor diz que sim — e está dentro do preço, nunca por cima. Os fornecedores respondem em 72 horas quando o dia está a mais de duas semanas, em 24 horas a menos de duas semanas e em 6 horas a menos de três dias; alguns aceitam de imediato.
Perguntas frequentes
Com quanto tempo de antecedência se deve começar a planear um casamento?
Doze a dezoito meses é confortável para um sábado de verão, porque os espaços e os fotógrafos mais procurados reservam com essa antecedência. Nove meses chegam para a maioria dos casamentos, e menos também funciona se forem flexíveis no dia da semana ou na época.
O que se deve reservar primeiro para um casamento?
O espaço, porque fixa a data e o número de convidados. Depois os fornecedores que só fazem um casamento por dia: o fotógrafo, o videógrafo, o DJ ou a banda, o oficiante e o catering, se o espaço não cozinhar.
Quando se enviam o save the date e os convites?
O save the date seis a oito meses antes, ou nove a doze para um casamento no estrangeiro. Os convites cerca de três meses antes, com uma data de resposta quatro a seis semanas antes do dia, para poderem dar ao catering um número final.
O que é fácil esquecer na checklist do casamento?
Os prazos da conservatória, os quartos para os convidados, a data do número final no contrato do catering, um plano para chuva e os pagamentos do dia. E alguém que responda às perguntas dos fornecedores no dia, para que não tenham de ser vocês.
É possível planear um casamento em seis meses?
Sim, se reservarem em paralelo: sejam flexíveis no dia da semana, escolham um espaço que inclua catering e mobiliário, reservem o fotógrafo e a música na mesma semana que o espaço e enviem logo um convite em vez de um save the date primeiro.
Existe uma checklist de casamento gratuita?
A Lista de tarefas no vosso Planeamento da Eventadore é gratuita com uma conta. Data cerca de vinte tarefas para trás a partir do dia do casamento, deixa-vos acrescentar as vossas e muitas abrem a pesquisa para a vossa data.
