Wann Hochzeitseinladungen verschicken – und Save the Date?

Wann ihr Hochzeitseinladungen verschicken solltet: Save-the-Dates sechs bis acht Monate vor der Hochzeit, neun bis zwölf, wenn ihr im Ausland oder an einem Feiertagswochenende heiratet, und die Einladungen etwa drei Monate vorher — bei einer Hochzeit im Ausland drei bis vier Monate. Die Rückmeldefrist legt ihr vier bis sechs Wochen vor den Tag, rückwärts gerechnet von dem Datum, an dem euer Caterer oder eure Location die endgültige Gästezahl braucht: ein bis zwei Wochen davor, damit Zeit bleibt, bei den Gästen nachzuhaken, die sich noch nicht gemeldet haben.

Die Gepflogenheiten sind verschieden — anderswo sind sechs bis acht Wochen Vorlauf ganz normal —, aber früher schadet selten. Hier lest ihr, warum jedes Datum dort liegt, wo es liegt, zwei durchgerechnete Zeitpläne, was auf die Karte gehört und was auf eure Website, und wie ihr es formuliert.

Save the Date: wann verschicken?

Ein Save-the-Date hat nur eine Aufgabe: euer Datum in die Kalender zu bringen, bevor eure Gäste einen Urlaub oder eine andere Hochzeit planen. Eine Antwort erwartet es nicht.

• In der Nähe: sechs bis acht Monate vorher.
• Schulferien, ein langes Wochenende oder Gäste mit weiter Anreise: acht bis zwölf Monate.
• Im Ausland: neun bis zwölf Monate, denn eure Gäste brauchen Flüge, Urlaub und ein Budget.
• Weniger als vier Monate bis zur Hochzeit: lasst das Save-the-Date weg und schickt direkt die Einladung.

Verschickt sie erst, wenn Location und Datum unterschrieben sind — ein Save-the-Date für einen Termin, den ihr dann verschiebt, ist schlimmer als keines —, und nur an Menschen, die ihr ganz sicher einladet, denn ein Save-the-Date verspricht eine Einladung. Die Liste muss also zuerst stehen; so erstellt ihr eure Gästeliste für die Hochzeit, ohne Freunde zu verlieren.

Was draufsteht: eure Namen, das Datum, der Ort (und das Land, wenn ihr im Ausland heiratet), „Einladung folgt“ und die Adresse eurer Website, auf der eure Gäste Anreise und Unterkünfte nachlesen können, sobald ihr sie kennt.

Wann Hochzeitseinladungen verschicken?

Die Einladung bringt die Einzelheiten und bittet um eine Antwort. Zu früh, und eure Gäste können sich noch nicht festlegen; zu spät, und ihre Wochenenden sind vergeben und die Rückmeldungen laufen in die Frist des Caterers hinein.

Eine Hochzeit in der Nähe

Etwa drei Monate vorher — zehn bis zwölf Wochen — passt für die meisten Gästelisten. Sechs bis acht Wochen sind das Minimum, wenn alle in der Nähe wohnen und schon ein Save-the-Date bekommen haben. Lasst ihr das Save-the-Date weg, verschickt die Einladungen stattdessen vier bis sechs Monate vorher und rechnet damit, dass manche Antworten auf sich warten lassen.

Eine Hochzeit im Ausland

Drei bis vier Monate vorher, nach Save-the-Dates neun bis zwölf Monate im Voraus. Bis dahin haben die meisten Gäste ihre Flüge gebucht; die Einladung bestätigt den Plan, das Programm (Willkommensdrink, der Tag, ein Brunch) und die Rückmeldefrist. Habt ihr ein Zimmerkontingent im Hotel, gibt das Hotel die nicht gebuchten Zimmer meist einige Wochen vor dem Tag wieder frei, oft drei bis sechs: Lasst euch dieses Datum schriftlich geben und legt eure Rückmeldefrist davor.

Gäste, die ein Visum für den Schengen-Raum brauchen, können es frühestens sechs Monate und spätestens 15 Tage vor der Reise beantragen, und die Entscheidung dauert in der Regel 15 Tage, länger, wenn das Konsulat weitere Unterlagen verlangt (die Regeln der EU für den Antrag). Sie müssen den Zweck ihrer Reise belegen, also schickt ihnen ihre Einladung früh und lasst ihr Konsulat sagen, was es akzeptiert. Zu Rechtlichem und Jahreszeit lest Heiraten in Portugal.

Die Rückmeldefrist: vom Termin des Caterers rückwärts rechnen

Die Rückmeldefrist ist keine Geschmackssache. Sie wird von denen bestimmt, die eure Zahlen brauchen.

1. Fragt Caterer und Location schriftlich, wann sie die endgültige Gästezahl brauchen. Meist ein bis drei Wochen vor dem Tag — mehr dazu in unserem Ratgeber zum Hochzeitscatering.
2. Legt eure Rückmeldefrist ein bis zwei Wochen davor. Bei den meisten Hochzeiten landet sie so vier bis sechs Wochen vor dem Tag, im Ausland sechs bis acht.
3. Schickt eine Woche vor der Frist eine kurze Erinnerung.
4. Am Tag nach der Frist ruft alle an, die nicht geantwortet haben. Ein Anruf wirkt besser als eine dritte Nachricht.
5. Dann gebt dem Caterer die Zahl — und erst danach gehen Sitzplan und Platzkarten in den Druck.

Lasst ein wenig Luft für späte Änderungen: In der letzten Woche sagt immer jemand ab, und Caterer berechnen oft die Zahl, die ihr genannt habt, auch wenn weniger kommen.

Auf einer Website mit Rückmeldung schließt die Frist zugleich das Formular. Auf einer Eventadore-Website können eure Gäste bis zu diesem Datum antworten und ihre Antwort ändern, und jede Antwort landet in eurer Gästeliste — so kommen Rückmeldungen in eure Gästeliste.

Ein Beispiel: ein Datum, zwei Zeitpläne

Lena und Jonas heiraten am Samstag, 4. September 2027, mit 80 Gästen.

In der Nähe

• Samstag, 6. Februar 2027 (sieben Monate): Die Save-the-Dates gehen raus, per Post an die Großeltern und per Nachricht an alle anderen, mit der Adresse der Website.
• April: Einladungen bestellt, Korrekturabzüge zweimal geprüft.
• Samstag, 5. Juni (13 Wochen): Einladungen verschickt.
• Samstag, 24. Juli: eine Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben.
• Samstag, 31. Juli (fünf Wochen): Rückmeldefrist.
• Die erste Augustwoche: Anrufe bei den letzten paar Gästen.
• Samstag, 14. August (drei Wochen): endgültige Zahl an den Caterer; der Sitzplan folgt.

In Portugal

Dasselbe Datum auf einer Quinta (einem Landgut) in Portugal, die meisten Gäste kommen mit dem Flugzeug:

• Samstag, 14. November 2026 (zehn Monate): Save-the-Dates, mit den nächsten Flughäfen und Unterkünften auf der Website.
• Anfang März 2027 (sechs Monate): Gäste, die ein Visum brauchen, können den Antrag stellen.
• Samstag, 8. Mai (vier Monate): Einladungen verschickt — die mit dem weitesten Weg zuerst.
• Samstag, 17. Juli (sieben Wochen): Rückmeldefrist, eine Woche bevor das Hotel die reservierten Zimmer freigibt.
• Samstag, 14. August (drei Wochen): endgültige Zahl an den Caterer.

Der Rest ihrer Vorbereitung — wann sie Location, Fotografin und Ringe buchen — steht in der Hochzeit-Checkliste Monat für Monat.

Was auf die Einladung gehört und was auf die Website

Auf die Karte kommt, was niemand missverstehen darf. Auf die Website kommt alles, was sich ändern kann oder mehr als eine Zeile braucht.

Auf die Karte:

• Wer einlädt — ihr beide, oder ihr mit euren Familien.
• Eure Namen.
• Wochentag, Datum und die Uhrzeit, zu der die Trauung beginnt.
• Der Ort oder die Orte, mit der Stadt.
• Die Rückmeldefrist und wie man antwortet: die Adresse eurer Website oder ein QR-Code.
• Der Dresscode, falls es einen gibt, in wenigen Worten.
• Das Passwort, falls eure Website eines hat.

Auf die Website:

• Der Tag Stunde für Stunde — ein Beispiel für den Ablauf des Hochzeitstags hilft beim Schreiben.
• Anfahrt, Parken und wie man von der Trauung zur Feier kommt.
• Übernachtung, mit einem Zimmerkontingent und dem Datum, an dem es freigegeben wird.
• Der Dresscode erklärt, und wer eingeladen ist: Kinder, Begleitpersonen.
• Geschenke, und eure Bankverbindung, wenn ihr sie angeben wollt.
• Essenswünsche und Allergien, gleich mit der Rückmeldung abgefragt.
• Eine kurze Liste mit Fragen und Antworten.

Mehr dazu, was auf eure Hochzeitswebsite gehört. Macht ihr eure auf Eventadore, ist sie kostenlos, gibt euch einen QR-Code für den Druck, zeigt die Bankverbindung erst, wenn ein Gast auf Details zeigen drückt, und jeder Gast liest sie in seiner eigenen Sprache. Soll die Website nur für eure Gäste offen sein, wählt ein sechsstelliges Passwort, das ihr auf die Einladung druckt, oder lasst nur die Haushalte auf eurer Gästeliste hinein — so erstellt ihr eure Hochzeitswebsite.

Einladungen auf Papier oder digital?

Keines ist richtiger: Entscheidet danach, wer eure Gäste sind.

• Papier ist ein Andenken, erreicht auch die, die nie in ihre E-Mails schauen, und sagt „das ist uns wichtig“, bevor ein Wort gelesen ist. Es kostet Geld und Zeit.
• Digital — eine E-Mail, eine Nachricht mit Link — kostet nichts, kommt sofort an, kennt keine Grenzen und lässt sich korrigieren. Sie wird aber auch leicht übersehen, und manche Gäste finden sie weniger persönlich.
• Beides ist ein üblicher Mittelweg: gedruckte Karten für Großeltern, Paten und alle, die sie an den Kühlschrank hängen würden, eine persönliche Nachricht mit Link für alle anderen, und dahinter dieselbe Website.

Als grobe Orientierung für 2026 kostet eine digital gedruckte Einladung in größerer Auflage etwa 1,50 bis 5 € pro Karte, eine mit Folienprägung, Letterpress oder Handarbeit 5 bis 20 € — ohne Umschläge, Einleger und Porto. Kleine Auflagen kosten pro Karte mehr: 50 Karten sind pro Stück teurer als 150. Designerinnen und Designer vergleicht ihr in unserer Suche nach Hochzeitspapeterie und könnt jeder und jedem über das Profil eine Nachricht zu Korrekturabzügen und Druckzeiten schreiben.

Bestellen, adressieren, verschicken

• Zählt Haushalte, nicht Gäste. Eine Einladung pro Haushalt: 80 Gäste sind vielleicht 40 Einladungen.
• Bestellt 10 bis 15 % mehr für falsche Adressen, eine zweite Runde Gäste und Andenken — und behaltet eine für eure Fotografin, die sie am Tag fotografiert.
• Plant Zeit für den Druck ein. Von etwa zwei Wochen für ein fertiges, digital gedrucktes Design bis zu zwei oder drei Monaten für eines, das für euch entworfen wird, Korrekturabzüge inklusive.
• Prüft die Fakten zweimal: Namen, das Datum und ob der Wochentag dazu passt.
• Lasst den Umschlag sagen, wer eingeladen ist. „Anna und Tom Weber“ lädt zwei ein; „Familie Weber“ schließt die Kinder ein; „Anna Weber mit Begleitung“ bringt eine Begleitperson mit.
• Wiegt eine fertige Einladung bei der Post, bevor ihr Briefmarken kauft: Ein quadratischer Umschlag, dicker Karton oder ein Einleger rutscht oft in eine teurere Portostufe.
• Verschickt die ins Ausland zuerst. Innerhalb Europas brauchen Briefe oft drei bis fünf Werktage, außerhalb Europas eine Woche oder länger.
• Persönliche Einladungen in derselben Woche überbringen. In vielen Familien werden die Einladungen für Großeltern und engste Verwandte noch persönlich vorbeigebracht; macht das, während die Post rausgeht, damit niemand es aus zweiter Hand erfährt.

Formulierungen für die Einladung, die Fragen vorab beantworten

• Wenn ihr beide einladet: „Wir trauen uns! Gemeinsam mit unseren Familien laden wir, Lena Becker und Jonas Weber, euch ein, unsere Hochzeit zu feiern.“
• Wenn die Eltern einladen: „Maria und Peter Becker freuen sich, euch zur Hochzeit ihrer Tochter Lena mit Jonas Weber einzuladen.“
• Wenn es locker sein soll: „Wir heiraten! Feiert mit uns am Samstag, 4. September 2027.“
• „Bitte gebt uns bis zum 31. Juli Bescheid“ ist klarer als ein „u. A. w. g.“, das manche Gäste erst nachschlagen müssen.
• Begleitpersonen und Kinder ergeben sich aus den Namen auf dem Umschlag. Wollt ihr es in Worten sagen, schreibt eine herzliche Zeile auf eure Website — „Wir freuen uns auf alle, die auf eurer Einladung stehen“ — nicht auf die Karte.
• Nennt den Dresscode in wenigen Worten: „Black Tie“, „Sommerlich elegant“, „Gartenfest – flache Schuhe für den Rasen“.
• Ist die Trauung klein und die Feier groß, sagt klar, wozu jeder Gast eingeladen ist: „zur Feier ab 18 Uhr“.

Häufige Fragen

Kann man Hochzeitseinladungen zu früh verschicken?

Selten, sobald Location und Datum feststehen. Kommt eine Einladung deutlich mehr als sechs Monate vorher, wird sie gern beiseitegelegt und spät beantwortet — das Datum früh in die Kalender zu bringen, ist Aufgabe des Save-the-Date. Etwa drei Monate passen in der Nähe, drei bis vier im Ausland.

Dürfen wir Hochzeitseinladungen per WhatsApp oder E-Mail verschicken?

Ja, und für Gäste im Ausland ist das oft der zuverlässigste Weg. Schreibt jedem Haushalt persönlich, nie an eine Gruppe, und schickt allen eine Karte per Post, die sonst eine vermissen würden. Verweist alle auf dieselbe Website, damit alle dieselben Angaben lesen.

Brauchen wir Save-the-Dates, wenn die Einladungen früh rausgehen?

Gehen die Einladungen vier Monate vorher raus und heiratet ihr in der Nähe, könnt ihr darauf verzichten. Bei einer Hochzeit im Ausland, an einem Feiertagswochenende oder in der Hauptsaison schickt sie: Bis die Einladung ankommt, können Flüge und Urlaubstage schon weg sein.

Was machen wir mit Gästen, die nicht geantwortet haben?

Schickt eine Woche vor der Frist eine Erinnerung und ruft am Tag danach an; die meisten haben es schlicht vergessen. Zählt niemanden als Zusage, bevor er zugesagt hat.

Wann ist es zu spät, Hochzeitseinladungen zu verschicken?

Unter sechs Wochen ist spät, aber nicht hoffnungslos: Verschickt sie sofort digital, ruft die wichtigsten Gäste an und setzt eine Rückmeldefrist, die noch vor der Frist des Caterers liegt. Eine zweite Runde Gäste, nach den ersten Absagen, solltet ihr spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Tag einladen.

Gehört die Wunschliste auf die Einladung?

Traditionell nicht — auf eurer Website liest sie sich eleganter, und dort suchen Gäste sie ohnehin. Eine Website kann eure Bankverbindung außerdem verborgen halten, bis ein Gast sie sehen möchte.