Hochzeitslocation finden: erst die Gästezahl, dann Sitzplätze, Preise 2026, Catering-Regel, Musikende, Plan B bei Regen und die Fragen vor dem Vertrag.
Das Eventadore-Team11 Min. LesezeitAktualisiert am 26. Oktober 2026
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Um eure Hochzeitslocation zu finden, legt zuerst Gästezahl und Budget fest, dann Datum oder Saison, und sucht erst danach Orte aus, die genau diese Zahl zum Essen setzen — sitzend, nicht stehend. Bevor ihr unterschreibt, lasst euch schriftlich geben, was der Preis enthält, ob ihr ein eigenes Catering mitbringen dürft, wann die Musik enden muss, wohin alle bei Regen gehen, ob es einen Mindestumsatz gibt und was passiert, wenn eine Seite absagt.
Die Location ist mit Essen und Getränken meist der größte Posten im Hochzeitsbudget, und sie entscheidet vieles andere mit: euer Catering, die Lautstärke eurer Band, den Ablauf eures Tages.
Eure Zahl entscheidet alles. Ein Raum, der für 60 Gäste perfekt wirkt, ist für 140 der falsche. Macht eine erste Gästeliste für die Hochzeit, bevor ihr irgendwo besichtigt; eine grobe mit A- und B-Liste reicht, um eine Spanne zu haben, etwa 80 bis 95.
Dann das Datum. Samstage von Mai bis September sind zuerst weg, und beliebte Locations sind dafür oft ein Jahr oder länger im Voraus ausgebucht. Freitage, Sonntage und die Monate von Oktober bis April sind meist günstiger und leichter zu bekommen. Wenn ihr beim Datum flexibel seid, fragt jede Location, welche Termine sie noch frei hat, statt nach einem einzigen zu fragen.
Danach sucht nach Locations mit eurem Ort, Datum und eurer Gästezahl und stellt eine Auswahl von vier bis sechs zusammen, bevor ihr den ersten Besichtigungstermin macht.
Die Kapazität auf der Website einer Location ist oft die Zahl für Stehempfänge — für Getränke, nicht fürs Essen. Fragt immer, wie viele Gäste sie zum Abendessen setzt, mit Tanzfläche und Band oder DJ im selben Raum.
Grobe Richtwerte, die ihr mit dem Raumplan der Location abgleicht:
Ein Raum mit 200 m² setzt also rund 130 Gäste zum Essen, und eher 110, sobald eine Tanzfläche und eine Band dazukommen, die eine eigene Ecke mit Strom in der Nähe braucht. Über allem steht die zulässige Höchstzahl aus dem Brandschutz, ganz gleich, was der Sitzplan sagt.
Wenn die Tische fürs Tanzen umgestellt werden müssen, fragt, wie lange der Umbau dauert und wo eure Gäste so lange warten.
Viele Locations staffeln den Preis pro Person nach Gästezahl — ein Betrag für 50 bis 79 Gäste, ein niedrigerer für 80 bis 119 —, sodass der Preis pro Kopf sinkt, je größer die Feier wird. Die meisten haben außerdem eine Preisliste pro Jahr, und eine Hochzeit 2027 kann auf eine Liste fallen, die es noch gar nicht gibt. Fragt, ob der genannte Preis für euer Datum fest ist.
Als grobe Orientierung für 2026:
Der Preis hängt ab von der Region, der Saison, dem Wochentag, eurer Gästezahl, wie lange ihr feiert (Verlängerung wird oft pro Stunde berechnet) und ob ihr die Location für euch allein habt.
Auf Eventadore ist jede Location in der Suche. Mit eurem Datum und eurer Gästezahl zeigt jede Karte, was dieser Tag kostet, alles inklusive; ohne diese Angaben seht ihr die Preisspanne der Location. Der Preis ist in dem Moment fest, in dem ihr die Location zu eurer Planung hinzufügt, also schickt euch niemand später einen neuen Preis — die Location sagt nur, ob euer Tag frei ist.
Diese Frage prägt euer ganzes Budget. Eine Location arbeitet auf eine von drei Arten:
Fragt auch nach Getränken und Torte: Manche Locations verlangen Korkgeld, wenn ihr euren eigenen Wein mitbringt, oder eine Gebühr fürs Anschneiden einer Torte von einer externen Konditorei. Bucht nie ein Catering, bevor die Location bestätigt hat, dass sie es zulässt. Unser Ratgeber zum Hochzeitscatering erklärt Menüs, Getränke und Preise pro Person.
Locations auf Eventadore geben bei der Registrierung an, wie das Catering bei ihnen geregelt ist, und eine Location mit eigener Küche nennt mindestens ein Menü.
Jede Location hat ein Ende, viele sogar zwei: eines für Musik draußen, eines für die Feier drinnen. Fragt:
Diese Grenzen kommen oft aus dem Gesetz, nicht von der Location. In Deutschland beginnt die Nachtruhe nach Landesrecht in der Regel um 22 Uhr, deshalb endet die Musik draußen bei vielen Locations dann und die Feier zieht nach drinnen. In Portugal brauchen laute Veranstaltungen in der Nähe von Wohnhäusern eine besondere Lärmgenehmigung der Gemeinde (licença especial de ruído), werktags ab 20 Uhr und an Wochenenden und Feiertagen zu jeder Uhrzeit — DECO PROteste erklärt die Regel (auf Portugiesisch). Die Regeln unterscheiden sich von Ort zu Ort und können sich ändern; lasst die Grenzen der Location deshalb in den Vertrag schreiben und sagt sie eurer Band, bevor sie ein Angebot macht.
Wohin geht jeder Teil des Tages, wenn es regnet: die Trauung, der Sektempfang, das Essen? Hat der Innenraum Platz für alle am Tisch, oder ist der Plan B ein Zelt, das extra kostet? Wer entscheidet, und bis wann? Lasst euch Fotos vom Regen-Aufbau bei einer echten Hochzeit zeigen.
Wie viele Zimmer gibt es vor Ort oder in der Nähe, und müsst ihr alle buchen? Gibt es einen Raum zum Fertigmachen, und wann ist am Morgen danach der Check-out?
Vergleicht die Parkplätze mit den Autos eurer Gäste. Kommt um ein Uhr nachts noch ein Taxi aufs Land, oder braucht ihr einen Shuttlebus? Fragt, wo die Transporter der Dienstleister entladen.
Gibt es einen stufenlosen Weg vom Parkplatz zu den Plätzen und Toiletten, eine barrierefreie Toilette, einen Aufzug, Licht auf den Wegen bei Nacht? Kies, Rasen und alte Steintreppen sehen auf Fotos schön aus und sind schwer für Großeltern, Rollstühle und Kinderwagen.
Zwei Angebote lassen sich nur vergleichen, wenn ihr wisst, was jedes weglässt. Geht diese Liste mit jeder Location durch:
Auf Eventadore könnt ihr jeder Location vor der Besichtigung über ihr Profil schreiben und ihre Antworten in euren Notizen festhalten. Wenn ihr reserviert, nennt euch die Buchungsseite, mit wem ihr den Vertrag schließt: den rechtlichen Namen, Ort und Land und ob sie als Unternehmen oder als Privatperson anbieten. Für eure anderen Dienstleister: Fragen an Hochzeitsdienstleister.
Lena und Jonas planen für 90 Gäste an einem Samstag im Juni und haben noch zwei Locations zur Wahl. Die Zahlen sind ausgedacht; das Muster ist häufig.
Location A, eine Scheune mit freier Catering-Wahl:
Location B, ein Landhotel nur mit eigener Küche:
Location B wirkte pro Kopf teurer und ist am Ende 4.150 € günstiger. Und wenn die Liste auf 70 schrumpft? Dann kostet Location B 10.150 € + 2.000 € Miete + 400 € = 12.550 €, Location A 4.500 € + 9.100 € + 600 € + 800 € = 15.000 €. B bleibt günstiger, aber das Minimum kostet jetzt 2.000 €. Vergleicht die Summen für eure eigene Zahl, inklusive allem, was eine Location weglässt. Unsere Aufteilung des Hochzeitsbudgets zeigt, wie die Location zum restlichen Geld passt.
Für einen Samstag zwischen Mai und September in einer beliebten Location oft 12 bis 18 Monate vorher; Wochentage und die Monate von Oktober bis April lassen meist mehr Spielraum. Bucht die Location vor allen anderen, denn Datum und Ort entscheiden, welche Dienstleister frei und erreichbar sind — siehe die Checkliste für die Hochzeitsplanung.
Zwei bis vier, nachdem ihr online nach Kapazität, Preis und Catering-Regel ausgewählt habt. Geht zu der Tageszeit hin, zu der eure Hochzeit stattfindet, schaut euch den Plan B an und schreibt die Antworten gleich vor Ort auf.
Der Betrag, den ihr mindestens für Essen und Getränke oder für die ganze Buchung ausgeben müsst. Fällt eure Rechnung niedriger aus — weil weniger Gäste kommen, zum Beispiel —, zahlt ihr die Differenz trotzdem. Lasst ihn euch schriftlich geben, mit dem, was darauf angerechnet wird.
Nein. Eine Location mit eigener Küche lässt meist kein externes Catering zu, und manche erlauben nur Caterer von ihrer Partnerliste. Nur bei freier Wahl dürft ihr mitbringen, wen ihr wollt, und selbst dann prüft die Küche, eine mögliche Gebühr und die Reinigung.
Datum und Uhrzeiten, Räume, Gästezahl und ihre Frist, was inklusive ist, der Preis und wann welcher Teil fällig ist, das Musikende, der Plan B bei Regen, die Stornobedingungen für beide Seiten und der genaue Name eures Vertragspartners.
