Fragen an Hochzeitsdienstleister vor der Buchung

Bevor ihr einen Hochzeitsdienstleister bucht, stellt immer dieselben acht Fragen: Ist er an eurem Datum frei, was genau steckt im Preis, was kosten Anfahrt und Verlängerung, wie hoch ist die Anzahlung und wann ist der Rest fällig, was passiert, wenn eine Seite absagt, wer genau kommt am Tag, was ist der Plan B – und mit wem schließt ihr den Vertrag: mit einem Unternehmen oder einer Privatperson? Danach kommen die Fragen seines Fachs: die Sperrstunde der Location, die Frist des Caterers für die endgültige Gästezahl, die Lieferzeit des Fotografen, die Pausen der Band.

Fragt schriftlich und hebt die Antworten auf. Ein Angebot, das sagt, was es nicht enthält, ist mehr wert als ein günstigeres, das es verschweigt.

Die acht Fragen an jeden Hochzeitsdienstleister

1. Ist unser Datum frei, und ist es für uns gehalten? Eine Anfrage hält selten einen Tag; meist tut das erst ein Vertrag oder eine bezahlte Reservierung.
2. Was genau ist enthalten? Stunden, Personen, Technik, Auf- und Abbau, Mehrwertsteuer. Lasst euch eine Liste geben, keinen Satz.
3. Was kosten Anfahrt und Verlängerung? Pro Kilometer oder pauschal, eine Übernachtung bei weiter Anreise und jede weitere Stunde, wenn die Feier länger geht.
4. Wie hoch ist die Anzahlung, und wann ist der Rest fällig? Jede Zahlung mit Datum und Zahlungsweg.
5. Was passiert, wenn wir absagen – und wenn der Anbieter absagt? Schriftlich, bevor ihr irgendetwas zahlt.
6. Wer genau kommt am Tag? Die Person, deren Arbeit ihr gesehen habt, oder jemand aus dem Team? Wie viele, und was brauchen sie von euch: ein Essen, einen Parkplatz, eine Steckdose?
7. Was ist der Plan B? Bei Krankheit, kaputter Technik, Regen. Gute Anbieter antworten sofort: eine Vertretung auf Abruf, eine zweite Kamera, Ersatzboxen.
8. Mit wem schließen wir den Vertrag? Der rechtliche Name, die Anschrift und ob als Unternehmen oder als Privatperson angeboten wird.

Wo es darauf ankommt, fragt auch nach der Haftpflichtversicherung: Manche Locations verlangen sie von Band, DJ oder Fotobox.

Anzahlung, Zahlungen und Storno: die Geldfragen

Eine Standard-Anzahlung gibt es nicht. Viele Anbieter verlangen bei der Buchung irgendwo zwischen 20 und 50 Prozent, den Rest kurz vor oder am Tag selbst. Wichtiger als der Prozentsatz ist, dass ihr jedes Datum kennt. Fragt:

• Gibt es von der Anzahlung jemals etwas zurück?
• Wenn wir absagen: Wie viel verlieren wir, und hängt das davon ab, wie nah der Tag ist?
• Wenn der Anbieter absagt: Bekommen wir alles zurück, was wir gezahlt haben?
• Können wir statt abzusagen das Datum verschieben, und was kostet das?
• Wie weit darf sich die Gästezahl ändern, und bis wann?

Verlasst euch nicht auf eine Bedenkzeit. Das 14-tägige Widerrufsrecht der EU für Käufe online oder am Telefon hat Ausnahmen, und Catering für einen bestimmten Termin gehört dazu, wie das EU-Portal Ihr Europa erklärt. Lest die Stornobedingungen so, als wären es die einzigen, die ihr habt.

Bei Eventadore zahlt ihr uns nur eines: eine Buchungsgebühr pro Anbieter, die schon im angezeigten Preis steckt. Der Betrag wird bei der Reservierung auf eurer Karte vorgemerkt und erst belastet, wenn der Anbieter zusagt. Anzahlung und Rest gehen direkt an den Anbieter. Eine Anzahlung, die ihr ihm gezahlt habt, regelt ihr mit ihm nach seinen eigenen Bedingungen – deshalb zählen die Fragen oben trotzdem. Unser Ratgeber So funktioniert das Bezahlen zeigt jeden Schritt.

Mit wem schließt ihr den Vertrag? Unternehmen oder Privatperson

Viele Hochzeitsdienstleister sind Ein-Personen-Unternehmen, manche arbeiten am Wochenende nebenbei als Privatpersonen. Beide können hervorragend sein, aber in der EU gelten die Verbraucherschutzregeln, wenn ihr bei einem Unternehmer kauft, nicht bei einer Privatperson – so erklärt es die EU auf ihrer Seite zu euren Rechten beim Einkaufen.

Fragt also nach dem rechtlichen Namen, der vollständigen Anschrift und ob als Unternehmen abgerechnet wird. Bei einer Privatperson schützt euch die schriftliche Vereinbarung: Sorgt dafür, dass Datum, Stunden, Preis, Zahlungstermine und Stornobedingungen darin stehen.

Bevor ihr bei Eventadore zahlt, nennt der Checkout für jeden Anbieter den rechtlichen Namen, Ort und Land und ob er als Unternehmen oder als Privatperson anbietet.

Fragen an Hochzeitslocation und Caterer

Die Location

• Wie viele Gäste passen zum Essen mit Tanzfläche hinein – sitzend, nicht stehend?
• Gilt der Preis fest für unser Datum und unsere Gästezahl, und was kostet jeder weitere Gast?
• Was ist enthalten: Tische, Stühle, Tischwäsche, Personal, Reinigung?
• Wird selbst gekocht, gibt es eine Liste von Partner-Caterern, oder dürfen wir jeden Caterer mitbringen?
• Gibt es einen Mindestumsatz?
• Wann muss die Musik aus sein, und gibt es einen Pegelbegrenzer?
• Wohin geht es bei Regen, und sind wir die einzige Hochzeit an dem Tag?

Die vollständige Liste, mit Zimmern, Parkplätzen und stufenlosem Zugang, steht in unserem Ratgeber Hochzeitslocation finden.

Der Caterer

• Was steckt im Preis pro Person: Brot, Vorspeise, Hauptgang, Dessert, Kaffee, der Mitternachtssnack?
• Getränke: Pauschale oder nach Verbrauch? Korkgeld, wenn wir eigenen Wein mitbringen?
• Wie viel Personal, und bis wann? Als grobe Richtschnur braucht ein serviertes Menü eine Servicekraft für 8 bis 12 Gäste, ein Buffet eine für 15 bis 20.
• Wann ist das Probeessen, für wie viele, und kostet es etwas?
• Wie wird mit Allergien, Vegetariern, Veganern und Kindern umgegangen?
• Bis wann muss die endgültige Gästezahl feststehen, und darf sie danach noch sinken?

Preise pro Person, Servierarten und die Küchenregel der Location stehen in unserem Ratgeber zum Hochzeitscatering.

Fragen an Hochzeitsfotograf oder Videograf

• Fotografiert die Person selbst, deren Arbeit wir gesehen haben? Wenn nicht: wer dann, und können wir deren Arbeiten sehen?
• Wie viele Stunden sind enthalten, und was kostet jede weitere?
• Ist ein zweiter Fotograf dabei, oder lässt er sich dazubuchen?
• Können wir zwei oder drei vollständige Galerien sehen, nicht nur die Highlights?
• Wie viele bearbeitete Fotos ungefähr, und bis wann? Die Lieferzeiten reichen von wenigen Wochen bis zu einigen Monaten – schreibt das Datum in den Vertrag.
• Was, wenn eine Kamera ausfällt? Fragt nach zwei Speicherkarten, einem zweiten Gehäuse und wie lange Sicherungskopien aufbewahrt werden.
• Was dürfen wir mit den Fotos machen? Meist bleibt das Urheberrecht beim Fotografen, und ihr bekommt die Nutzungsrechte für private Zwecke; fragt, ob das Drucken, Teilen im Netz und ein anderswo gemachtes Album abdeckt und ob eure Fotos in seiner Werbung auftauchen dürfen.
• Für einen Film: Wie lang wird er, und bekommen wir das Rohmaterial?

Stile, Pakete und was ein ganzer Tag kostet, stehen in unserem Ratgeber Hochzeitsfotograf finden.

Fragen an Hochzeits-DJ oder Band

• Wie viele Stunden wird gespielt, von wann bis wann? Sind Trauung oder Sektempfang dabei, mit eigenem Mikrofon?
• Sind Ton und Licht enthalten, und reichen sie für unseren Raum und unsere Gäste?
• Wann sind Pausen, und was läuft währenddessen? Bands spielen oft drei oder vier Sets.
• Wie viel Platz und wie viele Steckdosen werden gebraucht?
• Ist die Location bekannt, samt ihrer Lautstärkegrenze?
• Wann wird aufgebaut und der Soundcheck gemacht, damit alles fertig ist, bevor die Gäste kommen?
• Treffen wir uns vorher, um Ablauf, Wünsche und die Liste der Songs, die nicht laufen dürfen, durchzugehen?

Ihr schwankt noch zwischen beidem? Unser Beitrag DJ oder Band wägt Stimmung, Kosten und Platz ab.

Fragen an Floristik, Brautstyling und Trauredner

Die Floristik

• Was hat an unserem Datum Saison, und was wird genommen, wenn eine Blume nicht zu bekommen ist?
• Wann wird geliefert und aufgebaut, und wer bringt die Blumen der Trauung an die Tische?
• Sind Vasen, Ständer und Bögen geliehen, mit Kaution, und wann werden sie abgeholt?

Haare und Make-up

• Wann ist das Probestyling, und kostet es etwas? Viele Stylistinnen empfehlen vier bis acht Wochen vor dem Tag.
• Wie lange pro Person, und wie viele Stylistinnen kommen? Als grobe Richtschnur: zwei bis drei Stunden für Haare und Make-up der Braut zusammen, 45 bis 90 Minuten für jede weitere Person.
• Kommt die Stylistin dorthin, wo ihr euch fertig macht, und bleibt sie zum Nachschminken?

Zeitpläne, vom Beginn der Trauung zurückgerechnet, stehen in unserem Ratgeber zum Brautstyling.

Traurednerin oder Trauredner

• Ist die Zeremonie rechtlich bindend? In Deutschland ist das nur die standesamtliche Trauung; eine freie Trauung ist für euch und eure Gäste. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land – klärt es mit den Behörden dort, wo ihr heiratet.
• Wie oft treffen wir uns, und lesen wir den Text vorher?
• Wer bringt Mikrofon und Lautsprecher mit, und was passiert bei Regen mit einer Trauung im Freien?

Wie eine freie Trauung abläuft, steht in unserem Ratgeber zur freien Trauung.

Ein Rechenbeispiel: zwei Fotografen, richtig verglichen

Lena und Jonas heiraten an einem Samstag im Juni, mit 80 Gästen. Sie wollen Fotos von der Trauung um 14:00 Uhr bis zum Eröffnungstanz gegen 22:00 Uhr: acht Stunden. Zwei Angebote kommen.

• Fotografin A: 2.600 € für acht Stunden, Anfahrt inklusive, die Galerie innerhalb von sechs Wochen, und sie fotografiert selbst.
• Fotograf B: 1.950 € für sechs Stunden, 220 € je weitere Stunde, Anfahrt 0,50 € pro Kilometer bei 240 km hin und zurück, die Galerie innerhalb von zwölf Wochen, „ein Fotograf aus unserem Team“.

B wirkt 650 € günstiger. Für dieselben acht Stunden kostet B 1.950 € + 2 × 220 € + 120 € = 2.510 €: 90 € weniger, noch niemand mit Namen genannt und doppelt so lange Wartezeit. Lena und Jonas fragen B, wer kommen würde, und lassen sich dessen vollständige Galerien zeigen – dann entscheiden sie nach der Arbeit, nicht nach dem Lockpreis.

Wenn eine Suche den Preis für euren Tag schon komplett zeigt, Anfahrt inklusive, ist die Rechnung für euch erledigt. Wer kommt, wie lange ihr wartet und was ihr mit den Fotos dürft, müsst ihr trotzdem fragen.

Wie ihr fragt und was ihr mit den Antworten macht

1. Nehmt zwei oder drei Anbieter pro Gewerk in die engere Wahl, nicht zehn.
2. Schickt allen dieselben nummerierten Fragen in einer Nachricht.
3. Schreibt die Antworten dort auf, wo ihr beide sie findet, etwa in den Notizen eurer Planungstools.
4. Vergleicht Gleiches mit Gleichem: dieselben Stunden, dieselben Leute, alles inklusive.
5. Bucht erst, wenn die Antworten schriftlich vorliegen.

Vorsicht bei Anbietern, die nicht sagen, wer kommt, keine schriftlichen Bedingungen haben, das Unternehmen hinter der Arbeit nicht nennen oder alles auf einmal bar ohne Quittung wollen.

Bei Eventadore könnt ihr auf jedem Anbieterprofil Frage stellen drücken; Telefonnummern und Links bleiben verborgen, bis eine Buchung bezahlt ist. Fragen reserviert nichts: Bis ihr reserviert, kann ein anderes Paar den Anbieter an eurem Tag buchen. Sobald ihr einen Anbieter in eure Planung legt, ist der Preis festgeschrieben und wird nicht neu verhandelt. Reserviert ihr, sagt er nur noch, ob er frei ist – innerhalb von 72 Stunden, wenn euer Tag mehr als zwei Wochen entfernt ist, von 24 Stunden innerhalb von zwei Wochen, von 6 Stunden innerhalb von drei Tagen –, und manche sagen sofort zu. Die Bewertungen dort stammen nur von Paaren, die gebucht haben und deren Hochzeit schon stattgefunden hat.

Häufige Fragen

Wie viele Hochzeitsdienstleister sollten wir pro Gewerk anfragen?

Zwei oder drei pro Gewerk reichen meist. Wählt zuerst nach Arbeit und Preis aus, dann schickt allen dieselben Fragen. Mehr, und die Antworten verschwimmen.

Sollten wir einen Anbieter vor der Buchung persönlich treffen?

Bei denen, die den ganzen Tag mit euch verbringen – Fotograf, DJ oder Band, Moderator, Trauredner –, lohnt sich ein Treffen oder ein Videocall, denn ihr müsst gern mit ihnen arbeiten. Beim Caterer gibt es das Probeessen; bei der Floristik reichen oft aktuelle Arbeiten und eine klare Liste.

Was sollte im Vertrag mit einem Hochzeitsdienstleister stehen?

Die rechtlichen Angaben des Anbieters, Datum, Ort und Stunden, was enthalten ist, der Preis mit jedem Zahlungstermin, Anfahrt und Verlängerung, Stornobedingungen für beide Seiten, was passiert, wenn er nicht kommen kann, und bei Fotografen und Videografen, was ihr mit den Bildern machen dürft.

Was passiert, wenn ein Hochzeitsdienstleister absagt?

Das hängt vom Vertrag ab – deshalb fragt ihr vor der Unterschrift. Ein fairer Vertrag erstattet alles, was ihr gezahlt habt, und ein guter Anbieter hilft bei der Suche nach Ersatz. Wenn ihr über uns gebucht habt, bekommt ihr die ganze Buchungsgebühr zurück, wenn der Anbieter absagt.

Müssen wir unsere Dienstleister verpflegen?

Wer über das Essen hinweg bleibt – meist Fotograf, Videograf, DJ oder Band und Moderator –, erwartet ein Essen und ein alkoholfreies Getränk, und viele Verträge sehen das vor. Fragt alle und gebt eurem Caterer die Zahl durch.