Hochzeitsbudget planen: So teilt ihr es sinnvoll auf
Hochzeitsbudget planen: vom Betrag, den ihr ohne Kredit zahlen könnt, über Kosten pro Gast und Aufteilung nach Posten bis zu 10 % Puffer und Zahlungsterminen.
Das Eventadore-Team11 Min. LesezeitAktualisiert am 26. Oktober 2026
Um euer Hochzeitsbudget zu planen, fangt mit dem Betrag an, den ihr ohne Kredit zahlen könnt — was ihr gespart habt, was ihr bis zum Tag noch zurücklegen könnt, und Geschenke, die schon fest zugesagt sind —, legt davon 10 % als Puffer zur Seite und teilt den Rest durch eure Gästezahl: So seht ihr, was jeder Platz am Tisch kosten darf. Als Ausgangspunkt für die Aufteilung geht etwa die Hälfte an Location, Essen und Getränke, 10 bis 15 % an die Fotografie und der Rest an Musik, Blumen, Outfits, Ringe und die kleinen Dinge; die Anteile verschiebt ihr nach euren Prioritäten, die Summe bleibt.
Hochzeitsbudget planen: beim Betrag anfangen, den ihr zahlen könnt
Die meisten Budgets gehen schon beim ersten Schritt schief, weil sie bei dem anfangen, was eine Hochzeit angeblich „kosten muss“. Fangt lieber mit euren eigenen Zahlen an und rechnet drei Dinge zusammen:
Was ihr gespart habt und für die Hochzeit ausgeben wollt — nachdem ihr eure übliche Notfallreserve beiseitegelegt habt.
Was ihr jeden Monat bis zum Tag zurücklegen könnt, mal die verbleibenden Monate — 600 € im Monat über zehn Monate sind nur dann 6.000 €, wenn jeder Monat klappt.
Fest zugesagte Geschenke, mit Betrag und Datum. „Wir helfen euch“ ist noch keine Zahl; fragt freundlich nach, was es heißt und ob Wünsche daran hängen — eine längere Gästeliste, eine Kirche, eine bestimmte Location.
Lasst Kredite, den Dispo und die Umschläge, die ihr euch von den Gästen erhofft, weg: Eine Hochzeit, die ihr über Jahre abbezahlt, kostet mehr als ihren Preis, und die meisten Rechnungen sind vor dem Tag fällig, nicht danach.
Dann klärt, was in die Summe gehört. Ringe und Flitterwochen rechnen Paare ganz unterschiedlich ein, und Outfits, Haare und Make-up vergessen sie gern, weil sie sie selbst kaufen. Schreibt auf, was drin ist und was nicht.
Durch die Gäste teilen: die Kosten pro Gast
Euer Betrag geteilt durch die Zahl eurer Gäste ist die nützlichste Zahl der ganzen Hochzeitsplanung: Sie sagt euch schon vor der ersten Besichtigung, welche Locations und Menüs realistisch sind. Mit 18.000 € für 75 Gäste darf jeder Gast 240 € kosten, alles inklusive — und geht davon ungefähr die Hälfte an Location, Essen und Getränke, liegt dieser Posten bei 120 € pro Kopf.
Nicht jeder Posten wächst aber mit der Liste. Teilt sie in zwei Gruppen:
Pro Gast: Menü, Getränke, Torte, ein Stuhl mit Hussen und Tischwäsche, das Gastgeschenk, ein Teil einer Einladung.
Fix: Fotograf, Musik, Outfits, Ringe, Trauung. Sie kosten für 50 Gäste ungefähr so viel wie für 100.
Deshalb spart ihr mit zehn Gästen weniger nicht das Zehnfache eurer Pro-Gast-Zahl, sondern zehn Menüs, zehn Getränkepauschalen und zehn Stück Torte. Kosten die zusammen 108 € pro Kopf, spart ihr mit zehn Gästen weniger 1.080 € — immer noch euer größter Hebel und der Grund, warum die Gästeliste vor der Location kommt.
Hochzeit Budget Aufteilung: ein typischer Schlüssel nach Posten
Zieht zuerst den Puffer ab (siehe unten) und teilt dann den Rest auf. Als Ausgangspunkt für eine Feier mit Trauung, Abendessen und Party — eine Orientierung, kein Gesetz:
Trauung, Papiere und Transport: 2–5 %. Standesamt, Traurednerin oder Trauredner, Urkunden, Autos.
Zwei Hände mit Eheringen nebeneinander, daneben ein Strauß aus orangefarbenen Rosen
Der Schlüssel passt sich der Hochzeit an, die ihr wollt:
Eine kleine Hochzeit: Die Fixkosten wiegen schwerer. Bei 30 Gästen kann eine Fotografin für den ganzen Tag gut ein Fünftel des Budgets ausmachen, und das ist in Ordnung.
Eine Location mit allem drin: Deckt der Menüpreis Möbel, Tischwäsche, Personal, Torte und eine offene Bar ab, steigt der erste Posten Richtung 55 %, und die Deko schrumpft.
Musik zuerst: Ist euch eine Liveband am wichtigsten, gebt ihr 12 % und nehmt die Differenz bei Blumen oder Gastgeschenken weg — auf dem Papier, bevor ihr bucht.
Der Puffer ist der Posten, der alle anderen rettet. Legt 10 % eurer Summe beiseite, bevor ihr irgendetwas aufteilt — 15 %, wenn die Hochzeit mehr als ein Jahr entfernt ist, im Ausland stattfindet oder voller Dinge ist, die ihr noch nie gekauft habt. Er ist für das da, was in keinem Angebot steht:
drei Gäste, die „vielleicht“ gesagt haben und doch kommen — drei Menüs mehr;
eine zusätzliche Stunde Musik, solange die Tanzfläche noch voll ist, oft 100–200 €;
Änderungen am Kleid, ein zweites Paar Schuhe, ein Schleier;
Essen für Fotografin und DJ, die durch das Abendessen hindurch arbeiten;
Porto, Trinkgelder, ein Taxi nach Hause.
Ein Rechenbeispiel: 20.000 € und 75 Gäste
Lena und Jonas heiraten in zehn Monaten. Sie haben 11.000 € gespart, können 600 € im Monat zurücklegen (6.000 € bis zum Tag), und Jonas' Eltern haben 3.000 € bis zum Frühjahr zugesagt. Zusammen: 20.000 €. Sie behalten 2.000 € als Puffer, bleiben 18.000 € für 75 Gäste — 240 € pro Person.
So teilen sie die 18.000 € auf:
Location, Essen, Getränke und Torte (50 %): 9.000 €
Fotografie (12 %): 2.160 €
Musik (7 %): 1.260 €
Blumen und Deko (7 %): 1.260 €
Outfits, Haare und Make-up (11 %): 1.980 €
Ringe (6 %): 1.080 €
Papeterie und Kleinkram (4 %): 720 €
Trauung, Papiere und Transport (3 %): 540 €
Dann schickt die Location, in die sie sich verliebt haben, ihr Angebot: 2.500 € Miete für einen Samstag, dazu pro Gast ein Menü für 70 €, eine Getränkepauschale für 32 € und Torte für 6 €. Das sind 108 € pro Kopf, 8.100 € für 75 Gäste und 10.600 € mit der Miete — 1.600 € über ihrem ersten Posten. Drei Wege, die Lücke zu schließen:
Dieselbe Location an einem Freitag, wo die Miete 1.800 € beträgt: 9.900 €, immer noch 900 € drüber.
Samstag mit 65 statt 75 Gästen: 9.520 €, immer noch 520 € drüber.
Ein Freitag und ein Buffet für 55 € statt des Menüs für 70 €: 8.775 € — 225 € darunter.
Sie nehmen den dritten Weg und schieben die 225 € zur Fotografie, für eine Stunde mehr Begleitung; die Summe hat sich um keinen Euro bewegt. Genau dafür ist die Aufteilung da: Sie entscheidet nicht für euch, aber sie sagt euch an dem Tag, an dem ein Angebot kommt, dass etwas nachgeben muss — und ihr entscheidet, was.
Wann das Geld fällig wird: Anzahlung, Restzahlung und der Tag selbst
Ein Budget kann in der Summe aufgehen und trotzdem in einem einzigen Monat scheitern, weil Hochzeitsgeld nicht gleichmäßig abfließt. Ein typisches Muster:
Eine Anzahlung bei der Buchung: oft ein Fünftel bis die Hälfte des Preises, manchmal nicht erstattbar — das steht im Vertrag.
Was ihr kauft: das Kleid meist bei der Bestellung oder verteilt auf die Anproben, die Ringe bei der Bestellung.
Die Restzahlung: bei den meisten Dienstleistern einige Wochen vor dem Tag oder am Tag selbst.
Location und Caterer: nach der endgültigen Gästezahl, oft ein bis zwei Wochen vorher; Getränke nach Verbrauch erst hinterher.
Bei Lena und Jonas sind die Anzahlungen 2.500 € für die Location, 700 € für die Fotografin, 400 € für den DJ und 300 € für die Floristin; mit Kleid, Anzug, Ringen, Papeterie und den Kosten der Trauung zahlen sie 7.790 € vor dem letzten Monat. Dann kommen die Restzahlungen — Location 6.275 €, Fotografin 1.685 €, Floristin 960 €, DJ 860 € — und Haare und Make-up für 430 €: 10.210 € in vier Wochen, mehr als die Hälfte von allem. Bis dahin sind von ihren Ersparnissen noch 8.610 € übrig; die letzten 600 € und die 3.000 € der Eltern bringen sie auf 12.210 €, und nach den letzten Zahlungen bleiben 2.000 € — genau der Puffer.
Plant also die Termine, nicht nur die Beträge, und bittet darum, dass zugesagte Geschenke vor dem letzten Monat kommen und nicht als Umschlag am Abend. Fragt jeden Dienstleister schriftlich, wie hoch die Anzahlung ist, ob sie erstattet wird, wann der Rest fällig ist und wie er bezahlt werden möchte — mehr dazu in den Fragen an Hochzeitsdienstleister.
Wenn ihr auf Eventadore reserviert, wird eine Buchungsgebühr auf eurer Karte vorgemerkt und erst belastet, wenn der Dienstleister zusagt. Sie steckt schon im Preis, nie obendrauf — hier zu buchen kostet also genauso viel, wie den Dienstleister direkt zu buchen. Anzahlung und Rest gehen direkt an den Dienstleister, und Euer Geldplan in eurer Planung listet jede noch offene Zahlung der Reihe nach auf: die Gebühren, jede Anzahlung mit Datum und was ihr am Tag zahlt. Schritt für Schritt in So funktioniert das Bezahlen.
Geplant und tatsächlich: das Budget im Blick behalten
Ein Budget, das ihr nur einmal anschaut, ist ein Wunsch. Führt eine Liste mit vier Spalten für jeden Posten: geplant, angeboten (alles inklusive), bezahlt bisher und fällig (nächstes Datum und Betrag). Drei Gewohnheiten halten sie ehrlich:
Aktualisiert beim Unterschreiben, nicht beim Bezahlen. Ein unterschriebener Vertrag ist ausgegebenes Geld.
Schreibt jedes Angebot komplett auf: Anfahrt, Überstunden, Personal und Mehrwertsteuer, wenn der Preis netto war.
Geht ein Posten nach oben, geht ein anderer nach unten — und welcher, entscheidet ihr gemeinsam.
Das Budget in eurer Planung nimmt euch viel davon ab. Unter Budget festlegen tragt ihr die Summe ein, die ihr ausgeben wollt; die Preise der Dienstleister tippt ihr nie ein, denn das Budget zählt sie aus eurer Planung zusammen, zu dem Preis, der beim Hinzufügen festgelegt wurde. Fest eingeplant ist, was ihr gebucht habt, In Anfrage, was noch in eurem Warenkorb liegt oder auf eine Antwort wartet, und Noch frei ist euer Budget minus beides; übersteigen die beiden zusammen eure Summe, zeigt die Karte Über Budget. Was ihr anderswo kauft, etwa das Kleid und die Ringe, führt ihr auf einer kurzen Liste daneben.
Die Kosten, die man leicht vergisst
Zu viel ausgeben ist selten ein großer Fehler; es sind ein Dutzend kleine Posten, die niemand aufgeschrieben hat. Fragt vor dem Unterschreiben nach jedem:
Servicepersonal, wenn ein externer Caterer es extra berechnet, oft nach Stunden.
Korkgeld oder Tortengeld, wenn ihr eigenen Wein oder eine eigene Torte mitbringt.
Überstunden für Musik, Fotografin, Personal und die Location nach Mitternacht.
Anfahrt und Übernachtung für Dienstleister, die von weiter her kommen.
Möbel, Tischwäsche und Geschirr, die die Location nicht stellt, und die Endreinigung.
Mehrwertsteuer, wenn ein Angebot netto ist.
Porto für die Einladungen und Trinkgelder am Tag.
Euer eigenes Zimmer für die Hochzeitsnacht, Kinderbetreuung am Abend, ein Shuttle für die Gäste.
Einiges davon fällt weg, wenn der Preis, den ihr seht, der Preis für euren Tag ist. Gebt in der Suche von Eventadore euer Datum und eure Gästezahl ein, und jede Karte zeigt, was dieser Tag kostet, alles inklusive, auch die Anfahrt; ohne diese Angaben seht ihr eine Preisspanne. Der Preis ist fest, sobald ihr einen Dienstleister zu eurer Planung hinzufügt — niemand verhandelt ihn später neu; der Dienstleister sagt nur, ob er frei ist. Fangt mit Locations für euer Datum an.
Häufige Fragen
Wie viel sollte eine Hochzeit pro Gast kosten?
Eine richtige Zahl gibt es nicht: Nehmt, was ihr zahlen könnt, legt 10 % beiseite und teilt den Rest durch eure Gäste. Als grobe Orientierung für 2026 kommt ein ganzer Tag mit Trauung, Abendessen und Party in Deutschland oder Portugal oft auf etwa 150–300 € pro Gast, alles inklusive — weniger auf dem Land und außerhalb der Saison, mehr in Städten und an Sommersamstagen.
Wie viel Prozent des Hochzeitsbudgets gehen an Location und Essen?
Meist der größte Anteil: 40 bis 55 % für Location, Essen, Getränke und Torte zusammen — mehr, wenn der Preis der Location Möbel, Personal und eine offene Bar einschließt. Es ist auch der Posten, der sich am stärksten mit eurer Gästezahl bewegt.
Wie viel Puffer braucht ein Hochzeitsbudget?
10 % der Summe, beiseitegelegt, bevor ihr irgendetwas aufteilt; 15 %, wenn ihr mehr als ein Jahr im Voraus oder im Ausland plant. Er deckt, was in keinem Angebot steht, von Nachzüglern unter den Gästen bis zu Überstunden und Trinkgeldern.
Wann bezahlt man die Hochzeitsdienstleister?
Meist eine Anzahlung bei der Buchung — oft ein Fünftel bis die Hälfte des Preises — und den Rest einige Wochen vor dem Tag oder am Tag selbst. Auf Eventadore läuft nur die Buchungsgebühr über uns, belastet, wenn der Dienstleister zusagt, und schon im Preis enthalten; Anzahlung und Rest gehen direkt an den Dienstleister.
Kann man mit Geldgeschenken die Hochzeit bezahlen?
Nicht die Rechnungen. Die meisten Anzahlungen und Restzahlungen sind vor oder am Tag fällig, und niemand weiß vorher, was die Gäste schenken. Plant ohne sie; kommen sie, füllen sie den Puffer wieder auf oder bezahlen die Flitterwochen.
Wie verhindert man, dass das Hochzeitsbudget immer weiter wächst?
Vereinbart eine Regel: Nichts wird teurer, ohne dass etwas anderes billiger wird, und ihr schreibt auf, was. Vergleicht Angebote immer komplett und behaltet den Puffer für Überraschungen, nicht für Upgrades.
