Cómo hacer la lista de invitados de la boda: cuántos invitar, lista A y lista B, acompañantes, niños, quién no viene y respuestas online, con un ejemplo.
El equipo de Eventadore11 min de lecturaActualizado el 26 de octubre de 2026
Traducido del inglésLeer el original
Haced la lista de invitados de la boda antes de visitar la primera finca, porque el número de invitados decide el tamaño del salón, la factura del catering y la mayor parte del presupuesto. Apuntad a todas las personas que a los dos os gustaría tener allí, repartidlas en una lista A (tienen que venir) y una lista B (estaría bien que vinieran), y calculad cuántos invitar a partir de tres números: lo que podéis gastar por invitado, cuántas plazas sentadas tiene el lugar y cuántos dirán que no. En una boda cerca de casa, una regla práctica habitual es que el 10–20 % de los invitados no viene: una estimación, no una ley.
Es tentador enamorarse primero de una finca. Pero un granero para 70 es el granero equivocado para una familia de 120, y un salón para 150 parece vacío con 60. Casi todos los gastos grandes crecen con el número de personas:
Así que haced primero la lista, aunque sea a grandes rasgos. En Eventadore, cuando indicáis la fecha y el número de invitados, cada tarjeta de la búsqueda de fincas y salones muestra lo que cuesta ese día, todo incluido; sin esos datos, veis una horquilla de precios. Nuestra guía sobre cómo elegir el lugar de la boda explica qué preguntar cuando ya tengáis unos cuantos en mente.
No existe un tamaño correcto para una boda, solo el que encaja con vuestro presupuesto, vuestro lugar y vuestras familias.
Dividid la parte del presupuesto pensada para el lugar, la comida y la bebida entre el precio por cubierto. Si tenéis reservados 12.000 € y el catering pide unos 125 € por persona con bebidas, hay sitio para unas 96 personas. Cada diez invitados de más o de menos mueven el total en unos 1.000–2.000 €. Más en cómo hacer el presupuesto de la boda.
Contad la capacidad sentada para la comida o la cena, con la pista de baile y el DJ o el grupo en su sitio, y no la cifra de cóctel de pie del folleto. Y convertidla en vuestro techo: no invitéis nunca a más personas de las que el salón puede sentar si todas dicen que sí. A veces lo dicen todas.
Nadie os lo puede decir con exactitud; tomad cada cifra de aquí como una estimación. En una boda cerca de donde vive la mayoría de los invitados, una regla práctica habitual es que el 10–20 % de los invitados no puede venir. Contad con más bajas si hay:
Vuestras familias son mejor guía que cualquier porcentaje. Para pasar de las plazas a las invitaciones: personas a invitar ≈ plazas que queréis ÷ (1 − la parte que esperáis que no venga). Para 80 plazas y un 15 % de bajas, salen 80 ÷ 0,85 ≈ 94. Después, comparad el resultado con vuestro techo.
Lena y Jonas se casan un sábado de junio, a una hora en coche de la mayor parte de su familia. Su presupuesto da para unas 80 personas a la mesa, a unos 125 € por persona con comida, bebida y tarta, y la finca que les gusta tiene 90 plazas.
Si los 86 aceptan, son 88 a la mesa: dentro de las 90 plazas y unos 1.000 € por encima del presupuesto de comida, que cubre su margen del 10 %.
Decidid con preguntas, no nombre por nombre:
Que os invitaran a la boda de alguien hace años no os obliga a invitarle a la vuestra.
Si las dos familias aportan dinero, acordad cómo se reparten las plazas antes de que nadie escriba un nombre: la mitad para cada lado, o un tercio para vosotros dos y un tercio para cada familia. Un número fijo por lado acaba con la mayoría de las discusiones antes de que empiecen. Los padres que pagan pueden, con razón, querer opinar; decidid juntos cuánto.
Poned la misma fecha de respuesta en todas las invitaciones y enviad la lista A con antelación suficiente, unos cuatro meses antes, para que las bajas lleguen cuando aún hay tiempo de invitar a otra persona. Una invitación que llega tres semanas antes de la boda le dice a todo el mundo que era de la segunda ronda. Y mantened la lista B lejos de grupos muy unidos en los que solo la mitad está en la lista A: los amigos comparan fechas.
La lista de invitados más justa es aquella cuyas reglas podéis explicar en una frase. Decidid estas tres juntos y aplicadlas a todo el mundo, incluida la prima que lo pide con buenas palabras.
Una regla fácil de explicar: las parejas estables, casadas, prometidas o que viven juntas, se invitan las dos con su nombre. Los invitados sin pareja llevan acompañante si de otro modo no conocerían a nadie, o si son padrinos o testigos. Escribid el nombre de todos los invitados en la invitación: «y acompañante» os deja con un número que no podéis planificar.
Hay cuatro respuestas que funcionan: todos los niños, ninguno, solo los de la familia cercana (sobrinos, ahijados) o niños hasta cierta edad, por ejemplo bebés. Escribid exactamente quién está invitado y, si la boda es sin niños, decídselo pronto y en persona a los padres, porque algunos necesitarán canguro. Si vienen muchos niños, preguntad por un menú infantil: muchos caterings cobran menos por los niños, a menudo nada por los más pequeños y un precio reducido hasta unos 12 años.
Invitad a todo el equipo, o solo a los compañeros que también son amigos fuera del trabajo. Invitar a cuatro de seis personas de la misma oficina es la versión que da problemas.
Las invitaciones van por hogar, una para la pareja de al lado y otra para la tía, el tío y los primos, así que los 86 invitados de Lena y Jonas solo necesitan 41 invitaciones. Planificad la papelería, el franqueo y las direcciones por hogar, y esperad las respuestas igual: normalmente una persona responde por toda la casa.
Una lista de invitados que funciona tiene una fila por persona, agrupada por hogar, con estas columnas:
Si invitáis a un círculo más amplio solo a la fiesta de la noche, marcadlo por hogar, para que nadie lea «ceremonia y cena» en una invitación pensada para la fiesta. Y reunid las direcciones pronto: perseguir el código postal de una tía abuela dos semanas antes de enviar las invitaciones no es el trabajo favorito de nadie.
Preguntad por la comida en el mismo paso que la respuesta, no en una segunda ronda de mensajes, y separad dos preguntas:
Preguntad a cada invitado, no solo a quien responde por el hogar, y dadle al catering una lista con nombre y mesa en lugar de un número, o el plato vegano acabará en el sitio equivocado. Un catering profesional debe poder deciros qué alérgenos lleva cada plato: según las normas de la UE, la información sobre los 14 alérgenos principales tiene que estar disponible incluso para la comida que no va envasada, como en un restaurante. Sobre menús, bebidas y servicio, mirad nuestra guía del catering de boda.
Las tarjetas de respuesta en papel son bonitas y lentas; una respuesta online recoge el sí o el no, la elección de menú y la alergia de una vez. Uséis lo que uséis:
Cuándo enviar las propias invitaciones está en cuándo enviar los save the date y las invitaciones.
Si planificáis en Eventadore, la lista de invitados es una de las herramientas gratuitas de vuestra Planificación, junto a una web de boda gratuita. Fijáis la fecha de respuesta en la lista de invitados y todos reciben el mismo enlace: el invitado escribe su nombre y apellido tal como están en vuestra lista, se abre su hogar e indica quién viene a qué parte de la celebración, con sus preferencias de comida y un mensaje, y puede cambiarlo hasta vuestra fecha de respuesta. Cada respuesta llega a vuestra lista de invitados; quien no está en ella puede responder de todos modos y aparece como nuevo para que lo reviséis. Los invitados leen la web en su propio idioma, lo que ayuda cuando vuestras familias viven en más de un país. La guía de la lista de invitados lo enseña paso a paso, y qué poner en la web de la boda cuenta el resto.
No hay una cifra fiable, solo reglas prácticas: en una boda cerca de casa, un 10–20 % de bajas es una estimación habitual; en una boda en el extranjero no es raro un tercio o más. Planificad las plazas para el caso de que todos los nombres de la lista A digan que sí.
Solo si se nota. Enviad la lista A pronto, usad la misma fecha de respuesta para todos y enviad las últimas invitaciones de la lista B al menos ocho semanas antes del día, para que ninguna llegue visiblemente tarde.
No. Invitad juntas a las parejas estables, las dos con su nombre, y dad acompañante a los invitados sin pareja que de otro modo no conocerían a nadie.
Normalmente hasta cuatro o seis semanas antes de la boda, lo que deja una o dos semanas para perseguir las últimas respuestas antes de que el catering necesite el número definitivo. Para una boda en el extranjero, pedid la respuesta antes, porque los invitados reservan vuelos y habitaciones con más antelación.
Como invitados no, como cubiertos sí. Los proveedores que trabajan durante la cena suelen necesitar uno, así que decidle al catering cuántos son y preguntad cuánto cobra por el menú de proveedor.
