Preguntas para proveedores de boda antes de reservar

Antes de reservar a cualquier proveedor de boda, hacedle siempre las mismas ocho preguntas: si está libre en vuestra fecha, qué incluye exactamente el precio, cuánto cuestan el desplazamiento y las horas extra, qué señal pide y cuándo se paga el resto, qué pasa si alguna de las partes cancela, quién viene exactamente el día, cuál es su plan B y con quién firmáis el contrato: una empresa o un particular. Después llegan las preguntas de su oficio: la hora de cierre de la finca, el plazo del catering para el número final de invitados, el plazo de entrega del fotógrafo, los descansos del grupo.

Preguntad por escrito y guardad las respuestas. Un presupuesto que dice lo que no incluye vale más que uno más barato que se lo calla.

Las ocho preguntas para cualquier proveedor de boda

1. ¿Estáis libres en nuestra fecha, y queda guardada para nosotros? Una pregunta rara vez guarda un día; normalmente solo lo hace un contrato o una reserva pagada.
2. ¿Qué incluye exactamente? Horas, personas, equipo, montaje y desmontaje, IVA. Pedid una lista, no una frase.
3. ¿Cuánto cuestan el desplazamiento y las horas extra? Por kilómetro o una tarifa fija, una noche de hotel si vienen de lejos, y cada hora más si la fiesta se alarga.
4. ¿Cuánto es la señal y cuándo se paga el resto? Cada pago, con su fecha y su forma de pago.
5. ¿Qué pasa si cancelamos nosotros, y si canceláis vosotros? Por escrito, antes de pagar nada.
6. ¿Quién viene exactamente el día? ¿La persona cuyo trabajo habéis visto o un compañero? ¿Cuántos, y qué necesitan de vosotros: una comida, una plaza de aparcamiento, un enchufe?
7. ¿Cuál es vuestro plan B? Para una enfermedad, un equipo averiado, la lluvia. Un buen proveedor responde al momento: un compañero de guardia, una segunda cámara, altavoces de repuesto.
8. ¿Con quién es el contrato? El nombre legal, la dirección y si trabaja como empresa o como particular.

Cuando importe, preguntad también por el seguro de responsabilidad civil: algunas fincas lo exigen al grupo, al DJ o al fotomatón.

Señal, pagos y cancelación: las preguntas del dinero

No hay una señal estándar. Muchos proveedores piden entre un 20 y un 50 % al reservar, y el resto poco antes o el mismo día. Conocer todas las fechas importa más que el porcentaje. Preguntad:

• ¿Se devuelve alguna vez una parte de la señal?
• Si cancelamos, ¿cuánto perdemos, y depende de lo cerca que esté el día?
• Si canceláis vosotros, ¿nos devolvéis todo lo que hemos pagado?
• ¿Podemos cambiar la fecha en lugar de cancelar, y cuánto cuesta?
• ¿Cuánto puede variar el número de invitados, y hasta cuándo?

No contéis con un periodo de reflexión. El derecho de desistimiento de 14 días de la UE para compras por internet o por teléfono tiene excepciones, y los servicios de restauración para fechas concretas son una de ellas, como explica el portal de la UE Tu Europa. Leed las condiciones de cancelación como si fueran las únicas que tenéis.

En Eventadore, lo único que nos pagáis es una tarifa de reserva por proveedor, ya incluida en el precio que veis: se retiene en vuestra tarjeta al reservar y solo se cobra cuando el proveedor dice que sí. La señal y el resto van directamente al proveedor. Una señal que le hayáis pagado queda entre vosotros y él, según sus propias condiciones, así que las preguntas de arriba siguen contando. Nuestra guía sobre cómo funciona el pago recorre cada paso.

¿Con quién firmáis el contrato? Empresa o particular

Muchos proveedores de boda son empresas de una sola persona, y algunos trabajan los fines de semana, aparte, como particulares. Ambos pueden ser excelentes, pero en la UE las normas de protección del consumidor se aplican cuando compráis a un comerciante, no a un particular, como explica la UE en su página sobre vuestros derechos al comprar.

Así que pedid el nombre legal, la dirección completa y si factura como empresa. Con un particular, lo que os protege es el acuerdo por escrito: aseguraos de que la fecha, las horas, el precio, las fechas de pago y las condiciones de cancelación estén todas en él.

Antes de pagar en Eventadore, la página de pago indica el nombre legal, la localidad y el país de cada proveedor, y si ofrece sus servicios como empresa o como particular.

Preguntas para la finca y el catering

El espacio

• ¿Cuántos invitados caben sentados a cenar con pista de baile, no de pie?
• ¿El precio está cerrado para nuestra fecha y nuestro número de invitados, y cuánto cuesta cada invitado más?
• ¿Qué incluye: mesas, sillas, mantelería, personal, limpieza?
• ¿Tenéis cocina propia, una lista de caterings colaboradores, o podemos traer cualquier catering?
• ¿Hay un consumo mínimo?
• ¿A qué hora tiene que acabar la música, y hay limitador de sonido?
• ¿Adónde vamos si llueve, y somos la única boda ese día?

La lista completa, con habitaciones, aparcamiento y acceso sin escalones, está en nuestra guía sobre cómo elegir finca para la boda.

El catering

• ¿Qué incluye el precio por persona: pan, entrantes, principal, postre, café, la recena?
• Bebidas: ¿paquete o por consumo? ¿Derecho de descorche si llevamos nuestro vino?
• ¿Cuánto personal, y hasta qué hora? Como referencia orientativa, una cena servida en mesa necesita un camarero por cada 8 a 12 invitados; un bufé, uno por cada 15 a 20.
• ¿Cuándo es la prueba de menú, para cuántas personas, y se cobra?
• ¿Cómo gestionáis alergias, vegetarianos, veganos y niños?
• ¿Hasta cuándo necesitáis el número final de invitados, y puede bajar después?

Precios por persona, tipos de servicio y la regla de cocina del espacio están en nuestra guía del catering de boda.

Preguntas para el fotógrafo o el videógrafo de boda

• ¿Fotografiará la boda la persona cuyo trabajo hemos visto? Si no, ¿quién, y podemos ver su trabajo?
• ¿Cuántas horas incluye, y cuánto cuesta cada hora más?
• ¿Incluye un segundo fotógrafo, o se puede añadir?
• ¿Podemos ver dos o tres galerías completas, no solo los destacados?
• ¿Cuántas fotos editadas, más o menos, y para cuándo? Los plazos de entrega van de unas semanas a unos meses, así que poned la fecha en el contrato.
• ¿Y si falla una cámara? Preguntad por dos tarjetas de memoria, un segundo cuerpo y cuánto tiempo guardan copias de seguridad.
• ¿Qué podemos hacer con las fotos? Normalmente el fotógrafo conserva los derechos de autor y vosotros podéis usarlas de forma privada; preguntad si eso cubre imprimirlas, compartirlas en internet y un álbum hecho en otro sitio, y si puede usar vuestras fotos en su publicidad.
• Para un vídeo: ¿cuánto dura y recibimos el material en bruto?

Estilos, paquetes y lo que cuesta un día completo están en nuestra guía sobre cómo elegir fotógrafo de boda.

Preguntas para el DJ o el grupo de la boda

• ¿Cuántas horas tocáis, y de qué hora a qué hora? ¿Incluye la ceremonia o el cóctel, con micrófono propio?
• ¿Incluye sonido y luces, y son suficientes para nuestro espacio y nuestros invitados?
• ¿Cuándo son los descansos y qué suena mientras tanto? Los grupos suelen tocar tres o cuatro pases.
• ¿Cuánto espacio y cuántos enchufes necesitáis?
• ¿Conocéis el espacio y su límite de volumen?
• ¿Cuándo montáis y hacéis la prueba de sonido, para que esté todo listo antes de que lleguen los invitados?
• ¿Nos reunimos antes para repasar el horario, nuestras peticiones y las canciones que no deben sonar?

¿Aún dudáis entre los dos? Nuestro artículo sobre DJ o grupo musical para la boda compara ambiente, coste y espacio.

Preguntas para el florista, el maquillador y el oficiante

El florista

• ¿Qué flores son de temporada en nuestra fecha, y qué usaréis si alguna no está disponible?
• ¿Cuándo entregáis y montáis, y quién lleva las flores de la ceremonia a las mesas?
• ¿Jarrones, soportes y arcos son de alquiler, con fianza, y cuándo se recogen?

Peluquería y maquillaje

• ¿Cuándo es la prueba, y se cobra? Muchos profesionales recomiendan hacerla entre cuatro y ocho semanas antes del día.
• ¿Cuánto tiempo por persona, y cuántos profesionales vienen? Como referencia, de dos a tres horas para el peinado y el maquillaje de la novia juntos, y de 45 a 90 minutos para cada persona más.
• ¿Venís adonde nos preparamos, y os quedáis para los retoques?

Los horarios, contados hacia atrás desde la ceremonia, están en nuestra guía de maquillaje y peinado de novia.

El oficiante

• ¿La ceremonia tiene validez legal? En Alemania solo la tiene la boda civil en el Standesamt (el registro civil); una ceremonia simbólica es para vosotros y vuestros invitados. Las normas cambian de un país a otro, así que confirmadlo con las autoridades del lugar donde os caséis.
• ¿Cuántas veces nos reunimos, y leemos el texto antes?
• ¿Quién trae el micrófono, y qué pasa con una ceremonia al aire libre si llueve?

Cómo funciona una ceremonia con oficiante está en nuestra guía de la ceremonia simbólica.

Un ejemplo con números: dos fotógrafos, bien comparados

Lena y Jonas se casan un sábado de junio, con 80 invitados. Quieren fotos desde la ceremonia a las 14:00 hasta el primer baile, hacia las 22:00: ocho horas. Llegan dos presupuestos.

• Fotógrafa A: 2.600 € por ocho horas, desplazamiento incluido, la galería en seis semanas, y es ella quien fotografía el día.
• Fotógrafo B: 1.950 € por seis horas, 220 € por hora extra, desplazamiento a 0,50 € por kilómetro para 240 km entre ida y vuelta, la galería en doce semanas, «un fotógrafo de nuestro equipo».

B parece 650 € más barato. Por las mismas ocho horas, B cuesta 1.950 € + 2 × 220 € + 120 € = 2.510 €: 90 € menos, nadie con nombre todavía y el doble de espera. Lena y Jonas preguntan a B quién vendría y piden ver las galerías completas de esa persona; luego deciden por el trabajo, no por el precio del anuncio.

Cuando una búsqueda ya muestra el precio de vuestro día con todo incluido, desplazamiento también, las cuentas están hechas. Quién viene, cuánto esperáis y qué podéis hacer con las fotos, eso hay que seguir preguntándolo.

Cómo preguntar y qué hacer con las respuestas

1. Elegid dos o tres proveedores por servicio, no diez.
2. Enviad a todos las mismas preguntas numeradas en un solo mensaje.
3. Apuntad las respuestas donde los dos las encontréis, por ejemplo en las Notas de vuestras herramientas de planificación.
4. Comparad lo comparable: las mismas horas, las mismas personas, todo incluido.
5. Reservad solo cuando las respuestas estén por escrito.

Desconfiad de un proveedor que no dice quién viene, no tiene condiciones por escrito, no nombra la empresa que hay detrás del trabajo o lo quiere todo de golpe, en efectivo y sin recibo.

En Eventadore podéis pulsar Hacer una pregunta en el perfil de cualquier proveedor; los teléfonos y los enlaces quedan ocultos hasta que una reserva está pagada. Preguntar no reserva nada: hasta que reservéis, otra pareja puede reservar a ese proveedor en vuestro día. En cuanto añadís un proveedor a vuestra Planificación, el precio queda fijado y nadie lo renegocia. Al reservar, el proveedor solo dice si está libre —en 72 horas si vuestro día está a más de dos semanas, en 24 horas dentro de dos semanas, en 6 horas dentro de tres días— y algunos aceptan al instante. Las opiniones que leéis allí vienen solo de parejas que reservaron y cuya boda ya se celebró.

Preguntas frecuentes

¿A cuántos proveedores de boda debemos pedir presupuesto por servicio?

Dos o tres por servicio suelen bastar. Elegid primero por su trabajo y su precio, y después enviad a todos las mismas preguntas. Más que eso y las respuestas se mezclan.

¿Conviene conocer a un proveedor en persona antes de reservar?

Con quienes pasan todo el día con vosotros —fotógrafo, DJ o grupo, presentador, oficiante— merece la pena una reunión o una videollamada, porque tenéis que estar a gusto trabajando con ellos. Con el catering está la prueba de menú; con el florista, suelen bastar trabajos recientes y una lista clara.

¿Qué debe incluir el contrato con un proveedor de boda?

Los datos legales del proveedor, la fecha, el lugar y las horas, qué incluye, el precio con cada fecha de pago, el desplazamiento y las horas extra, las condiciones de cancelación para ambas partes, qué pasa si no puede venir y, para fotógrafos y videógrafos, qué podéis hacer con las imágenes.

¿Qué pasa si un proveedor de boda cancela?

Depende del contrato, y por eso se pregunta antes de firmar. Un contrato justo devuelve todo lo que le pagasteis, y un buen proveedor os ayuda a encontrar un sustituto. Si reservasteis a través de nosotros, la tarifa de reserva se devuelve entera cuando el proveedor cancela.

¿Tenemos que dar de comer a los proveedores?

Quien se queda durante la cena —normalmente el fotógrafo, el videógrafo, el DJ o el grupo y el presentador— contará con una comida y un refresco, y muchos contratos lo recogen. Preguntad a cada uno y dad el número al catering.