Preise für Hochzeitsdienstleistungen kalkulieren: so geht’s
Preise für Hochzeitsdienstleistungen kalkulieren: was euch eine Hochzeit kostet, ein klarer Hauptpreis und Regeln für Anfahrt und Zuschläge – mit Beispielen.
Das Eventadore-Team11 Min. LesezeitAktualisiert am 26. Oktober 2026
Um Preise für Hochzeitsdienstleistungen zu kalkulieren, rechnet ihr aus, was euch eine Hochzeit wirklich kostet – jede Stunde vor, am und nach dem Tag, die Anfahrt, eure Technik, eure laufenden Kosten und die Steuern –, legt den Verdienst drauf, den ihr wollt, und macht daraus einen Hauptpreis, den ein Paar auf einen Blick versteht. Dann schreibt ihr die wenigen Regeln auf, die ihn verändern, etwa Überstunden, Anfahrt oder einen Zuschlag für gefragte Tage, damit jedes Paar dieselbe ehrliche Summe für sein Datum sieht.
Einen Preis, den Paare sehen, vergleichen und buchen sie; einen, nach dem sie fragen müssen, überspringen sie leicht. Hier folgt die Rechnung, mit Beispielen. Alle Zahlen sind erfunden, um die Methode zu zeigen, keine Marktpreise.
Preise für Hochzeitsdienstleistungen kalkulieren: was euch eine Hochzeit kostet
Fangt bei der Hochzeit an, nicht beim Tag: Die Stunden, die ein Paar sieht, sind nur ein Teil der Arbeit. Zählt alles, was eine Buchung braucht:
Zeit davor: Nachrichten, Anrufe, das Vorgespräch, die Planung, eine Besichtigung, ein Probeessen oder ein Probetermin.
Zeit am Tag: Hin- und Rückweg, Aufbau, die Hochzeit, Abbau.
Zeit danach: Bearbeitung, die Galerie oder der Film, die Rechnung.
Die Kosten dieser Hochzeit: Sprit, Parken, eine Assistenz, Zutaten, Abzüge, Mietgeräte.
Ein Anteil eurer laufenden Kosten: Technik, Software, Versicherung, Website, Werbung, Steuerberatung – geteilt durch die Hochzeiten, die ihr im Jahr übernehmt.
Steuern: Der Verdienst, den ihr anpeilt, ist vor Einkommensteuer und Sozialabgaben. Die Umsatzsteuer kommt zuletzt obendrauf.
Hochzeiten ballen sich in den wärmeren Monaten auf Freitage und Samstage. Zählt also die Hochzeiten, die ihr gut schaffen könnt, nicht die Tage im Kalender.
Ein Rechenbeispiel: die Hochzeit einer Fotografin
Eine Fotografin hat laufende Kosten von 10.000 € im Jahr:
Ersatz von Kameras, Objektiven und Computer, verteilt auf ihre Lebensdauer: 4.000 €
Software, Speicher und Online-Galerien: 900 €
Versicherung: 600 €
Website, Telefon und Werbung: 1.500 €
Steuerberatung: 1.200 €
Anteil am Auto: 1.800 €
Sie übernimmt 25 Hochzeiten im Jahr, also trägt jede 400 € laufende Kosten. Eine ganztägige Hochzeit kostet sie 40 Stunden: 4 für Nachrichten, Anrufe und das Vorgespräch, 1 für die Planung, 2 auf der Straße, 10 auf der Hochzeit, 4 für Sicherung und Auswahl, 16 für die Bearbeitung und 3 für Galerie und Verwaltung.
Sie will 50 € pro Stunde, vor Einkommensteuer: 40 × 50 € = 2.000 €. Die Kosten der Hochzeit selbst betragen 100 €. Ihr Preis: 2.000 € + 400 € + 100 € = 2.500 €. Hätte sie nur die zehn Stunden auf der Hochzeit berechnet, zu je 50 €, hätte sie 500 € verlangt – genau das, was die Hochzeit sie kostet, und nichts für 40 Stunden Arbeit.
Berechnet sie Umsatzsteuer, ist sie im Preis enthalten, den Paare sehen: Beim deutschen Regelsatz von 19 % werden aus 2.500 € dann 2.975 €. In der EU muss Verbrauchern klar der Gesamtpreis einschließlich aller Steuern und Zusatzkosten genannt werden. Die Umsatzsteuersätze unterscheiden sich von Land zu Land, und als Kleinunternehmer berechnet ihr unter Umständen gar keine; was für euch gilt, bestätigt euer Finanzamt.
Ein Hauptpreis, der für euch steht
Paare vergleichen eine Zahl pro Anbieter. Nehmt dafür das, was die meisten eurer Paare tatsächlich buchen – den ganzen Tag bei einer Fotografin, den Abend mit Ton und Licht bei einem DJ –, nicht eine abgespeckte Version, die auf der Karte günstig aussieht und im Warenkorb wächst. Dann sagt:
wie er berechnet wird: für den Tag, pro Stunde mit Mindestdauer oder pro Gast;
was enthalten ist: die Stunden, wer kommt, die Technik, was das Paar wann bekommt;
was nicht enthalten ist: Anfahrt über eine Entfernung hinaus, Überstunden, ein Album.
Auf Eventadore steht der Preis eurer Leistung überall für euch: auf eurer Karte in der Suche, oben auf eurem Profil und in den Vorschlägen des KI-Planers. Der erste Schritt, wenn ihr euer Unternehmen registriert, fragt, wie er berechnet wird und wie hoch er ist; später ändert ihr ihn unter Preise & Leistungen.
Pakete und Extras, nur wo sie helfen
Die meisten Anbieter brauchen keine Pakete. Legt eine Variante nur an, wenn ihr wirklich eine zweite Version verkauft – etwa nur die Trauung neben dem ganzen Tag. Zwei Versionen, die zu echten Hochzeiten passen, lassen ein Paar wählen; zehn, die sich um eine Stunde unterscheiden, lassen es rechnen. Eine Variante steht auf eurem Profil, nie auf eurer Karte oder in den Vorschlägen des Planers; soll eine für euch stehen, tauscht Als Preis festlegen die beiden.
Ein Extra, etwa ein Album oder eine zweite Fotografin, wird neben einem Paket gebucht. Kalkuliert es mit derselben Rechnung: das zusätzliche Honorar, die zusätzliche Bearbeitung, eure Stunden.
Tagespreis, Stundenpreis oder pro Gast: wie ihr abrechnet
Rechnet so ab, wie eure Kosten wachsen.
Für den Tag, mit enthaltenen Stunden
Das passt zu Fotografinnen, DJs, Bands und Hochzeitsplanern, deren Arbeit eine Buchung mit natürlicher Länge ist. Sagt, wie viele Stunden enthalten sind, und kalkuliert jede weitere Stunde nach dem, was sie euch kostet. Oben brachte jede Stunde auf der Hochzeit zwei Stunden Auswahl und Bearbeitung mit sich (20 Stunden für 10), also ist eine weitere Stunde drei Stunden Arbeit: 3 × 50 € = 150 €, ohne Umsatzsteuer.
Pro Stunde, mit Mindestdauer
Das passt zu einem Teil des Tages: Musik für Trauung und Sektempfang, Fotos auf dem Standesamt. Setzt immer eine Mindestdauer: Anfahrt, Aufbau und der Abend, den ihr nicht mehr verkaufen könnt, bleiben gleich, ob ihr eine Stunde arbeitet oder vier. Eine Sängerin mit 150 € pro Stunde und mindestens drei Stunden berechnet 450 € für eine Trauung von vierzig Minuten und 600 € für Trauung und Sektempfang, die vier Stunden dauern.
Pro Gast, für Caterer und Locations
Wenn eure Kosten mit jedem Teller steigen, rechnet pro Gast ab, mit einer Untergrenze: Küche, Koch und Servicepersonal schrumpfen nicht unter eine bestimmte Größe. Ein Mindestumsatz ist das Wenigste, was eine Buchung bei euch kostet.
Ein Caterer nimmt 72 € pro Gast für ein Drei-Gänge-Menü mit Service, bei einem Mindestumsatz von 4.500 €. Bei 90 Gästen: 90 × 72 € = 6.480 €. Bei 50 Gästen liegen 50 × 72 € = 3.600 € unter dem Minimum, also kostet die Buchung 4.500 €. Ab 63 Gästen zählt der Preis pro Gast (63 × 72 € = 4.536 €).
Locations berechnen Miete und Menü oft getrennt, und viele staffeln die Miete nach der Größe der Gesellschaft. Bei der Registrierung sagt eine Location, wie das Catering bei ihr funktioniert – nur eigene Küche, Partnerliste oder freie Wahl –, und eine mit eigener Küche legt mindestens ein Menü an. Lest, was Paare über Catering-Preise pro Person erfahren, von eurer Seite des Tisches aus.
Anfahrt: eine klare Regel, einmal berechnet
Anfahrtskosten, die spät auftauchen, wirken wie ein Trick, selbst wenn sie fair sind. Wählt eine Regel und macht sie sichtbar:
pro Kilometer, nach einer enthaltenen Strecke, wenn ihr oft weit fahrt;
im Preis enthalten, wenn fast alle eure Hochzeiten in der Nähe sind;
dazu eine Übernachtungspauschale ab der Entfernung, ab der die Heimfahrt in der Nacht nicht mehr sicher ist.
Setzt den Satz pro Kilometer Entfernung so, dass er auch den Rückweg, eure Zeit am Steuer und den Verschleiß am Fahrzeug deckt.
Ein DJ hat die ersten 40 km inklusive, danach 0,90 € pro km, und eine Übernachtungspauschale von 120 € ab 250 km. Eine Hochzeit in 100 km Entfernung kostet zusätzlich (100 − 40) × 0,90 € = 54 €. Eine in 300 km Entfernung (300 − 40) × 0,90 € = 234 €, plus 120 € für die Nacht: 354 €.
Berechnet die Anfahrt einmal pro Buchung: Bucht das Paar auch euer Set zur Trauung, fahrt ihr trotzdem nur einmal hin. In eurem Partnerbereich sind Anfahrt und eure anderen Konditionen eine Zeile pro Buchung, nie eine pro Paket, und Paare sehen die Anfahrt im Preis für ihren Tag.
Zuschläge für Samstage, Hochsaison und Hochzeiten im Ausland
Jedes Datum könnt ihr nur einmal verkaufen, und viele Paare wollen dieselben wenigen Samstage. Kalkuliert das offen, nicht nach Gefühl:
Setzt euren Hauptpreis für einen gewöhnlichen Tag.
Legt einen prozentualen Zuschlag auf die Termine, die zuerst ausgebucht sind: bestimmte Wochentage, bestimmte Monate, Silvester.
Bleibt bei einer oder zwei Regeln, damit ein Paar abschätzen kann, was sein Datum kostet.
Eine Band nimmt 3.200 € für den Abend, mit 20 % Zuschlag an Samstagen von Juni bis September. Ein Freitag im März kostet 3.200 €, ein Samstag im Juli 3.840 €. Unter Zuschläge gebt ihr ihm einen Namen, hakt die Wochentage an, setzt die Daten und den Prozentsatz, für alle Leistungen oder nur eine.
Eine Hochzeit in einem anderen Land kann einen Flug, einen Mietwagen und eine zweite Nacht bedeuten. Entscheidet einmal, was sich ändert, und legt es unter Hochzeiten im Ausland fest, bevor jemand fragt.
Eure Anzahlung und Zahlungsbedingungen
Eine Anzahlung schützt das Datum, für das ihr anderen abgesagt habt. Setzt sie so, dass sie deckt, was euch eine späte Absage kosten würde – 30 % Anzahlung auf eine Buchung von 3.000 € sind 900 € –, und schreibt in klaren Worten auf:
die Anzahlung: ein Prozentsatz und wie viele Tage vor dem Termin sie fällig ist;
den Rest: wann und wie er bezahlt wird;
wie Paare euch bezahlen: die Zahlungsarten, die ihr annehmt, und wie eure Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen;
wenn das Paar absagt: was mit der Anzahlung passiert.
In eurem Partnerbereich steht eure eigene Anzahlung bei euren Konditionen, an euch gezahlt vor dem Termin. Sie ist nicht die Buchungsgebühr von Eventadore: Die zahlen Paare an uns erst, wenn ihr zusagt, und euren Anteil direkt an euch – wie Paare bezahlen zeigt ihre Seite.
Warum „Preis auf Anfrage“ Paare kostet
„Preis auf Anfrage“ fühlt sich sicher an: Ihr könnt jedes Paar einschätzen und dann ein Angebot machen. Bei einem Paar kommt es anders an:
Sie können euch nicht vergleichen. Unter vier Fotografen wird der ohne Preis am leichtesten übersprungen.
Es klingt teuer. Schweigen über Geld wird oft als „mehr, als wir uns leisten können“ gelesen.
Es kostet sie eine Nachricht und Warten, genau dann, wenn sie sich entscheiden.
Paare planen ihr Budget Posten für Posten, und ein Anbieter ohne Zahl passt nicht hinein. „Jede Hochzeit ist anders“ ist genau das, was Regeln lösen: Stunden, Entfernung, Datum und Gäste machen den Unterschied, also schreibt auf, was jedes davon mit eurem Preis macht.
Auf Eventadore seid ihr so oder so in der Suche, aber Paare können euch nur zu ihrer Planung hinzufügen, solange Paare können diesen Preis buchen angehakt ist. Sobald sie euch hinzufügen, ist der Preis festgeschrieben, und niemand verhandelt ihn neu: ein Grund, ihn richtig zu setzen, nicht, ihn zu verstecken.
Prüft euren Preis so, wie ein Paar ihn sieht
Kalkuliert vor jeder Saison drei Hochzeiten so, wie ein Paar es täte: einen ruhigen Wochentag, einen Samstag im Juli, eine Hochzeit zwei Stunden entfernt. Überrascht euch eine Summe, überrascht sie auch ein Paar.
In eurem Partnerbereich macht der Preis-Check genau das. Wählt ein Paket, einen Tag, die Gästezahl und den Ort und drückt Preis prüfen. Ihr seht jede Zeile, was Das Paar bezahlt, die Buchungsgebühr, die darin schon enthalten ist, und was An euch, direkt geht, mit eurer Anzahlung – achtet darauf, dass das eure Rechnung noch deckt. Euer Profil verbessern geht jede dieser Seiten durch.
Mit Datum und Gästezahl sehen Paare den Preis dieses Tages auf eurer Karte, alles inklusive; ohne beides eine Preisspanne. Öffnet die Suche nach Fotografen oder nach eurem eigenen Gewerk, gebt ein Datum und Gäste ein und vergleicht.
Ein neuer Preis gilt nur für Paare, die euch hinzufügen, nachdem ihr ihn gespeichert habt. Der Preis ist eines von fünf Dingen, die Paare abwägen; die anderen vier erklärt der Leitfaden Mehr Hochzeitsbuchungen.
Häufige Fragen zu Preisen für Hochzeitsdienstleister
Wie kalkuliere ich meinen Preis als Hochzeitsdienstleister?
Multipliziert die Stunden, die euch eine Hochzeit kostet – vor, am und nach dem Tag –, mit dem Verdienst, den ihr pro Stunde wollt. Rechnet einen Anteil eurer jährlichen laufenden Kosten und die Kosten der Hochzeit selbst dazu, dann die Umsatzsteuer, wenn ihr sie berechnet. Das ist eure Untergrenze; Erfahrung und Nachfrage entscheiden, wie weit ihr darüber geht.
Sollten Hochzeitsdienstleister ihre Preise zeigen?
Ja. Paare vergleichen Anbieter nebeneinander, und einer ohne Preis wird leicht übersprungen oder für zu teuer gehalten. Zeigt einen Hauptpreis, was er enthält und die Regeln, die ihn verändern.
Wie berechne ich die Anfahrt zu einer Hochzeit?
Mit einer Regel, die von Anfang an sichtbar ist: im Preis enthalten oder pro Kilometer nach einer enthaltenen Strecke, dazu eine Übernachtungspauschale ab einer Entfernung, die ihr wählt. Berechnet sie einmal pro Buchung.
Darf ich für Samstage im Sommer mehr verlangen?
Ja, und sagt es offen: Setzt euren Hauptpreis für einen gewöhnlichen Tag und legt einen prozentualen Zuschlag auf die Termine, die zuerst ausgebucht sind. Paare akzeptieren einen Preis für gefragte Tage, den sie sehen können, nicht einen, der erst nach der Anfrage auftaucht.
Kann ich meine Preise erhöhen, nachdem Paare mich hinzugefügt haben?
Für sie nicht. Auf Eventadore wird ein Preis in der Anfrage eines Paares festgeschrieben, sobald es euch hinzufügt. Ein neuer Preis gilt für Paare, die euch hinzufügen, nachdem ihr ihn gespeichert habt – prüft euren also vor jeder Saison.
